Hướng dẫn sử dụng màn hình bán hàng tại quầy

1. Tạo đơn hàng

Để sử dụng màn hình bán hàng tại quầy, bạn thao tác như sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào quản trị phần mềm và chọn nghiệp vụ Bán hàng (hoặc Bán tại quầy)

• Bước 2: Chọn chi nhánh (nếu tài khoản của bạn được phân quyền nhiều hơn 1 chi nhánh) > chọn Bán hàng

• Bước 3: Thêm mới đơn hàng

Màn hình bán hàng luôn hiển thị giao diện đơn mới giúp bạn dễ dàng lên đơn.

Tuy nhiên, trong quá trình bán hàng sẽ có các trường hợp bạn chờ khách thanh toán nên chưa thể hoàn thành đơn, và lúc này bạn cần thanh toán/lên đơn cho 1 đơn hàng khác: bạn có thể kích vào biểu tượng dấu (+) để thêm mới

Khi bạn có nhiều đơn hàng chưa hoàn thành giao dịch, bạn có thể sử dụng mũi tên < > để di chuyển tìm tới các đơn.

• Bước 4: Thêm sản phẩm vào đơn hàng

Giao diện màn hình bán hàng mới, hỗ trợ thêm 3 loại sản phẩm vào đơn hàng:

• Sản phẩm thường
• Sản phẩm Serial
• Sản phẩm dịch vụ (F9)

Để thêm sản phẩm vào đơn hàng, bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm sản phẩm để tìm kiếm và chọn sản phẩm vào đơn hàng.

Tìm kiếm sản phẩm:

Có hai cách để sử dụng tìm kiếm trên màn hình bán hàng:

• Cách 1: Dùng chuột chọn vào ô tìm kiếm sản phẩm.
• Cách 2: Sử dụng phím tắt F3 để con trỏ chuột chỉ vào ô tìm kiếm.

Tại ô tìm kiếm:

• Khi chọn ô tìm kiếm sẽ hiển thị danh sách sản phẩm bán chạy của cửa hàng.
• Khi tìm kiếm theo từ khóa sản phẩm phần mềm sẽ hiển thị tối đa 20 sản phẩm có thông tin sản phẩm phù hợp với kết quả tìm kiếm.
• Bạn có thể tìm kiếm sản phẩm theo Tên sản phẩm và Mã SKU.

Quét mã vạch:

Bạn có thể sử dụng tính năng quét mã vạch để thêm sản phẩm vào đơn hàng để tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Phần mềm cung cấp 3 chế độ quét mã:

• Scan barcode
• Scan serial
• Scan cân điện tử

Để chuyển đổi các chế độ quét mã, bạn click chọn vào hiểu tượng  cạnh thanh tìm kiếm và lựa chọn chế độ quét mã phù hợp. 

(Với chế độ Scan serial / cân điện tử, bạn cần kích hoạt tính năng Quản lý sản phẩm theo serial/imei và Cho phép thiết lập cân điện tử trước. Để kích hoạt tính năng này, bạn truy cập vào Cấu hình > Cấu hình chung > tích chọn tính năng và Lưu lại để kích hoạt)

Thêm sản phẩm vào đơn hàng:

Sau khi tìm kiếm/quét mã chọn thêm sản phẩm cho đơn hàng. Thông tin sản phẩm đã thêm được hiển thị ở trung tâm màn hình bán hàng. Các cột thông tin sản phẩm hiển thị trên màn hình đơn hàng gồm có:

• Số thứ tự
• Biểu tượng xóa sản phẩm  
• Mã SKU
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền

Tại đây, bạn có thể thao tác điều chỉnh:

• Số cột hiển thị: bạn có thể tùy chỉnh ẩn hiện 2 cột số thự tự và đơn vị tính để tinh gọn màn hình theo nhu cầu (Tùy chỉnh này bạn thực hiện ở mục thiết lập chung)
• Xóa sản phẩm trong đơn hàng bằng cách click chọn biểu tượng xóa 
• Thêm ghi chú cho sản phẩm của đơn hàng bằng cách di chuột vào dòng sản phẩm tương ứng > chọn Tạo ghi chú > nhập ghi chú cho dòng sản phẩm > sau khi nhập xong bạn đặt chuột ra vùng khác để phần mềm ghi nhận ghi chú.

• Tăng giảm số lượng sản phẩm bằng cách điền số lượng trực tiếp hoặc sử dụng mũi tên tăng giảm

• Thay đổi giá bán, bổ sung chiết khấu, thuế suất cho sản phẩm bằng cách nhấp chuột vào giá bán sản phẩm > thực hiện thao tác tùy chỉnh > chọn Áp dụng.

Phần mềm ưu tiên lựa chọn chiết khấu theo %, bạn có thể lựa chọn chiết khấu theo giá trị bằng cách click chọn ; hoặc bạn có thể đổi ưu tiên chiết khấu theo giá trị bằng cách điều chỉnh trong thiết lập chung.

• Tách dòng sản phẩm khi trùng mã (Tùy chỉnh này bạn thực hiện ở mục thiết lập chung)
• Sản phẩm được thêm vào đơn hàng sẽ được sắp xếp hiển thị theo thứ tự từ mới đến cũ (các sản phẩm thêm gần nhất sẽ hiện ở trên cùng, sản phẩm thêm đầu tiên hiện phía dưới). Bạn có thể điều chỉnh sắp xếp hiển thị sản phẩm thành từ cũ đến mới (Tùy chỉnh này bạn thực hiện ở mục thiết lập chung).

• Bước 5: Thêm dịch vụ

Trong quá trình bán hàng, đơn hàng có thể có các phụ phí phát sinh, bạn có thể thêm chi phí này vào đơn hàng bằng các chọn Thêm dịch vụ hoặc dùng phím tắt F9 sau đó nhập tên dịch vụ số lượng và đơn giá.

• Bước 6: Thêm chiết khấu, khuyến mại

- Căn cứ vào chính sách bán hàng của cửa hàng, bạn lựa chọn chiết khấu và khuyến mại phù hợp với đơn hàng. Bạn có thể click thao tác trực tiếp ở phím chức năng hoặc sử dụng phím tắt F6 để thêm chiết khấu đơn; phím tắt F8 để chọn Khuyến mại

- Bạn cũng có thể thêm chương trình khuyễn mãi tự động bằng cách chọn Thiết lập chung > Tích chọn tự động áp dụng khuyến mại

Sau khi bật cấu hình tự động áp dụng khuyến mãi thì khi sản phẩm được thêm vào đơn hàng, khuyến mãi sẽ tự động được áp dụng

Icon hộp quà thể hiện số chương trình khuyến mại đang áp dụng.

Bạn có thể click vào icon hộp quà để xem hệ thống đã tự động áp dụng chương trình nào.

• ​​​Bước 7: Thêm khách hàng vào đơn hàng

Để thêm khách hàng cho đơn bán hàng, bạn đặt chuột vào thanh tìm kiếm hoặc dùng phím tắt F4 và nhập tìm kiếm. Khi tìm kiếm khách hàng phần mềm sẽ hiển thị tối đa thông tin 20 khách hàng theo từ khóa tìm kiếm.

Bạn có thể thêm mới khách hàng bằng cách click chọn dấu + sau đó nhập thông tin khách hàng và chọn Thêm. (Bạn có thể sử dụng tính năng Mở rộng để thêm nhiều thông tin chi tiết hơn)

Sau khi thêm khách hàng, thông tin khách hàng hiển thị sẽ gồm các trường: Tên - Số điện thoại - Công nợ 

Nếu bạn không thêm khách hàng, phần mềm mặc định thông tin khách là Khách lẻ

• Bước 8: Thanh toán

Sau khi hoàn thiện đầy đủ thông tin cho đơn hàng, bạn thực hiện thanh toán cho đơn hàng. 

(1): Bạn click vào dòng Tiền khách đưa hoặc chọn phím tắt F2 để nhập số tiền khách đưa. Lúc này, phần mềm sẽ hiển thị số tiền khách đưa gợi ý, bạn có thể lựa chọn theo gợi ý của hệ thống hoặc nhập trực tiếp số tiền

(2): Ngoài phương thức thanh toán hiển thị mặc định trên phần mềm, bạn có thể thay đổi linh hoạt theo phương thức thanh toán của khách bằng cách chọn Thanh toán nhiều hình thức hoặc dùng phím tắt F7 và lựa chọn phương thức tương ứng

(3): Bạn chọn Thanh toán hoặc dùng phím tắt F1 để tiến hành thanh toán và hoàn thành đơn hàng.

2. Hệ thống phím chức năng

Hệ thống phím chức năng giúp bạn dễ dàng thực hiện các cấu hình liên quan đến nghiệp vụ bán hàng tại quầy/cửa hàng.

2.1. Phím chức năng chính

Danh sách các phím chức năng được hiển thị phía dưới trung tâm màn hình gồm các phím:

• Thêm dịch vụ (F9): thêm các phụ phí phát sinh của đơn hàng hoặc các chi phí mà người mua cần thanh toán cho cửa hàng mà không nằm trong danh mục sản phẩm
• Chiết khấu đơn (F6): là chiết khấu của đơn hàng, bạn click chọn Chiết khấu đơn (F6) hoặc dùng phím tắt F6 để nhập chiết khấu. Bạn có thể nhập chiết khấu theo % hoặc theo số tiền và chọn Áp dụng để áp dụng cho đơn hàng, hoặc chọn Thoát để không áp dụng

• Khuyến mại (F8): Sau khi thêm sản phẩm vào đơn hàng, bạn có thể lựa chọn chương trình khuyến mại tương ứng với đơn hàng hoặc sản phẩm trong đơn bằng cách click chọn Khuyến mại (F8) hay dùng phím tắt F8. Các chương trình khuyến mại phù hợp sẽ được hiển thị rõ ràng, bạn lựa chọn chương trình, sản phẩm phù hợp và chọn Áp dụng

• Đổi quà: Để sử dụng tính năng này, cửa hàng của bạn cần kích hoạt ứng dụng Tích điểm và thiết lập lập tích điểm. Khi đó, người mua có thể chọn sản phẩm đổi quà theo điểm đã được tích lũy

Sản phẩm đổi quà được thêm vào đơn sẽ được hiển thị đính kèm biểu tượng hộp quà tặng như ảnh bên dưới

• Ghi chú đơn hàng: Thêm ghi chú cho đơn hàng, sẽ giúp bạn dễ dàng cho việc theo dõi thông tin về sau.

• Đổi giá bán hàng: với phím chức năng đổi giá bán hàng, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh thuế (giá bán đã bao gồm thuế; giá bán chưa gồm thuế); chính sách giá (bán lẻ/bán buôn), nhân viên phụ trách đơn

Sau khi tùy chỉnh, bạn có thể đưa thiết lập về ban đầu bằng cách chọn Về mặc định

• Thông tin khách hàng: Bạn có thể theo dõi thông tin chi tiết của khách hàng đang được gán vào đơn đấy bằng cách click chọn Thông tin khách hàng

• Xóa toàn bộ sản phẩm: giúp bạn xóa toàn bộ sản phẩm trong đơn mà không phải xóa thông tin khách hàng bằng cách click chọn Xóa toàn bộ sản phẩm. Nếu đơn hàng đã có sản phẩm thì cần xác nhận để xóa toàn bộ.

• Trả hàng: Phím chức năng trả hàng giúp bạn dễ dàng lựa chọn đơn trả hàng. Bạn có thể tìm kiếm lọc đơn theo ngày tạo, mã đơn hàng > Chọn đơn

Sau khi chọn đơn, phần mềm sẽ chuyển sang tab màn hình Tạo đơn trả hàng, tại đây bạn tiến hành thực hiện các nghiệp vụ trả hàng

• Xem danh sách đơn hàng: Khi chọn xem danh sách đơn, bạn sẽ được chuyển tới phần danh sách đơn hàng của trang quản trị giúp bạn có thể theo dõi toàn bộ thông tin đơn
• Xem báo cáo:

• Danh sách thao tác: Để xem toàn bộ các trên màn hình bán hàng, bạn chọn danh sách thao tác

• Thiết lập chung: Tại mục thiết lập chung, bạn có thể dễ dàng thiết lập

- In hóa đơn: Khi tích chọn in hóa đơn, mỗi đơn hàng thanh toán thành công sẽ tự động mở màn hình cho phép in hóa đơn bán hàng.

- Tách dòng sản phẩm: Khi tích chọn tách dòng và thêm sản phẩm đã có trong đơn thì sản phẩm đó sẽ được thêm thành dòng khác.

- Sắp xếp thứ tự sản phẩm hiển thị: Sản phẩm được thêm vào đơn hàng sẽ được sắp xếp hiển thị theo thứ tự từ mới đến cũ (các sản phẩm thêm gần nhất sẽ hiện ở trên cùng, sản phẩm thêm đầu tiên hiện phía dưới). Bạn có thể điều chỉnh sắp xếp hiển thị sản phẩm thành từ cũ đến mới bằng cách chọn mũi tên đi lên.

- Đơn vị chiết khấu: Chiết khấu cho sản phẩm phần mềm ưu tiên chiết khấu theo %, để điều chỉnh ưu tiên theo giá trị bạn có thể click chọn 

- Điều chỉnh cột hiển thị thông tin sản phẩm: Bạn có thể tùy chỉnh hiển thị 2 cột thông tin số thứ tự và đơn vị tính bằng cách tích chọn để hiển thị hoặc bỏ tích chọn để ẩn đi.

Để điều chỉnh bạn chọn Danh sách thao tác > Thiết lập chung

Bạn tích chọn lựa chọn thiết lập theo nhu cầu và Lưu

2.2. Phím chức năng bổ trợ

Các phím chức năng bổ trợ hỗ trợ cho việc bán hàng được đặt phía trên bên góc trái màn hình

• : mục này thể hiện thông tin tên chi nhánh. Tại đây bạn có thể chuyển đổi chi nhánh nếu tài khoản của bạn được phân quyền nhiều hơn 1 chi nhánh.

Để chuyển đổi chi nhánh, bạn chọn vào mục chi nhánh hiện tại > hộp thoại hiện chi nhánh hiện ra > bạn chọn chi nhánh muốn chuyển đổi > Lưu

• : biểu tượng phím tắt này giúp bạn dễ dàng thao tác kết nối màn hình phụ nhanh chóng. Để kết nối màn hình phụ bạn xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• : biểu tượng phím tắt zoom giúp bạn mở rộng màn hình bán hàng.
• : biểu tượng đồng bộ giúp bạn theo dõi tiến trình đồng bộ dữ liệu, đồng bộ đơn hàng khi sử dụng tính năng bán hàng offline
• : biểu tượng ngôi nhà, giúp bạn di chuyển về trang quản trị phần mềm
• : với biểu tượng trợ giúp, phần mềm cung cấp tới bạn các chú thích các phím tắt sử dụng

3. Hệ thống phím tắt

Phần mềm Sapo hỗ trợ các phím tắt giúp các thao tác xử lý trên màn hình bán hàng được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian:

Trên đây là các thao tác hướng dẫn sử dụng, giới thiệu các chức năng trên màn hình bán hàng tại quầy.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.

Chúc bạn thành công.