Quản lý sản phẩm Sapo trên kênh sàn TMĐT sẽ giúp bạn theo dõi được trạng thái liên kết của sản phẩm trên gian hàng của mình.
Tại màn hình Sản phẩm Sapo sẽ hiển thị các sản phẩm tại Sapo của bạn cùng các thông số bao gồm:
-
Số sản phẩm liên kết: tổng số liên kết của sản phẩm Sapo trên tất cả các gian hàng của bạn
-
Có thể bán: tổng sản phẩm có thể bán tại Sapo
-
Thao tác: có thể thực hiện liên kết nhanh sản phẩm Sapo với các sản phẩm trên các gian hàng có kết nối tại đây.
Bạn có thể xem chi tiết sản phẩm Sapo hiện đang liên kết với các sản phẩm nào trên gian hàng.
Ngoài ra khi di chuột vào tên gian hàng, bạn còn có thể xem được số lượng có thể bán và giá bán của sản phẩm Sapo trên hàng theo chính sách giá và chi nhánh kho theo cấu hình của gian hàng.
Dưới đây là một số nội dung về quản lý trên sàn TMĐT:
1. Quản lý đơn hàng
Đơn hàng trên các gian hàng có kết nối với Sapo sẽ được đồng bộ thông tin về kênh sàn TMĐT.
Để xem bạn chọn mục Sàn TMĐT, truy cập vào Đơn hàng
Các đơn hàng được đồng bộ thành công từ các gian hàng có kết nối sẽ hiển thị tại đây.
Các thông tin đơn hàng được đồng bộ về Sapo bao gồm:
- Mã đơn hàng
- Trạng thái đơn hàng
- Ngày tạo đơn
- Giá trị đơn hàng
- Các sản phẩm trong đơn hàng
- Phí vận chuyển
- Doanh thu đơn hàng
Bạn có thể xem được thông tin của đơn hàng bằng cách chọn “>>”. Tại đây có thể xem được doanh thu đơn hàng và các sản phẩm trong đơn hàng của mình.
Lưu ý:
Sapo chỉ hỗ trợ đồng bộ thông tin các đơn hàng từ thời điểm kết nối gian hàng, đối với các đơn hàng phát sinh sau thời điểm kết nối sẽ không được tạo và đồng bộ.
2. Các thao tác trên đơn hàng
2.1. Liên kết và đồng bộ đơn hàng
Để đảm bảo đồng bộ đúng tồn kho sản phẩm từ Sapo lên gian hàng, các đơn hàng sau khi đồng bộ thành công cần được liên kết với đơn hàng tại Sapo.
-
Điều kiện: Để thực hiện liên kết đơn hàng thì sản phẩm trong đơn hàng cần phải liên kết với sản phẩm tại Sapo.
-
Nếu sản phẩm chưa liên kết, bạn lựa chọn “Sản phẩm trong đơn” và tiến hành liên kết sản phẩm.
Các trạng thái đơn hàng đồng bộ
| Trạng thái Sendo |
Trạng thái đơn hàng |
Trạng thái vận chuyển Sapo |
| Mới |
Đang giao dịch |
|
| Đang xử lý |
Đang giao dịch |
|
| Đang vận chuyển |
Đang giao hàng |
| Đã giao hàng |
Đang giao hàng |
| Đã hoàn tất |
Hoàn thành |
Giao hàng thành công |
| Hủy |
Đã hủy |
|
| Đang đổi trả |
Đang giao dịch |
Hủy giao - chờ nhận |
| Chưa thanh toán |
Chưa thanh toán |
|
| Đã thanh toán COD |
Đã thanh toán |
|
| Đã thanh toán |
|
| Hoàn tất |
Chưa thanh toán |
|
| Đợi xác nhận |
|
| Từ chối |
|
| Trạng thái đơn hàng Lazada |
Trạng thái đơn hàng Sapo |
Trạng thái đóng gói |
Trạng thái vận chuyển |
| Đang chờ |
Đang giao dịch |
Chưa đóng gói |
Chưa xử lý |
| Đã hủy |
Đã hủy |
Chưa đóng gói |
Chưa xử lý |
| Sẵn sàng giao hàng |
Đang giao dịch |
Đã đóng gói |
Chờ giao hàng |
| Đang giao hàng |
Đang giao dịch |
Đã gửi hàng |
Đang giao hàng |
| Đã giao hàng |
Hoàn thành |
Đã nhận |
Đã giao hàng |
| Giao hàng thất bại |
Đã hủy |
Đã hủy |
Hủy giao - đã nhận lại hàng |
| Trả hàng |
Đã hủy |
Đã hủy |
Hủy giao - đã nhận lại hàng |
| Trạng thái Tiki |
Trạng thái Sapo |
Trạng thái đơn vận chuyển Sapo |
| Chờ in |
Đặt hàng |
|
| Đã duyệt |
Đang giao dịch |
|
| Shipper đang lấy hàng |
Đang giao dịch |
Đang giao hàng |
| Đang đóng gói |
Đang giao dịch |
Đang giao hàng |
| Đóng gói xong |
| Sẵn sàng giao |
| Chuyển đến đối tác |
| Đang vận chuyển |
| Giao thành công |
| Đơn hoàn thành |
Hoàn thành |
Giao hàng thành công |
| Hủy đơn |
Đã hủy |
Hủy giao - chờ nhận |
| Đơn hàng đã được trả |
Đang giao dịch |
Hủy giao - đã nhận |
Lưu ý:
Nhà bán hàng nên thường xuyên theo dõi trạng thái đồng bộ đơn hàng mục Đơn hàng (ít nhất 4 tiếng/lần/ngày), đồng thời xử lý kịp thời các đơn hàng đồng bộ lỗi để tồn kho giữa hai hệ thống luôn đảm bảo chính xác.
- Đơn hàng sẽ đồng bộ trạng thái từ gian hàng về Sapo, bạn không được thao tác xử lý đơn trên Sapo.
- Mã đơn hàng trên gian hàng khi đồng bộ về Sapo sẽ hiển thị theo mã của hệ thống Sapo (tuy nhiên vẫn sử dụng mã đơn hàng từ gian hàng để tham chiếu).
- Thông tin khách hàng trong đơn hàng trả về Sapo sẽ bao gồm: Tên khách hàng, email, địa chỉ và số điện thoại.
- Khi đơn hàng được đồng bộ và liên kết về Sapo, hệ thống sẽ trừ tồn kho có thể bán trên Sapo. Ngay sau đó sẽ được đồng bộ tồn kho lên gian hàng.
Cảnh báo:
Đối với các đơn hàng sai lệch trạng thái thực tế trên seller hoặc gặp lỗi đồng bộ sẽ có thông báo “Đồng bộ thất bại” và nguyên nhân cụ thể.
Bạn cần thực hiện theo thông báo và thao tác chọn “Đồng bộ lại đơn hàng”.
2.2. Xác nhận đơn hàng
Khi phát sinh đơn hàng mới trên gian hàng hệ thống Sapo sẽ lập tức đồng bộ về kênh sàn TMĐT, lúc này bạn có thể thực hiện xác nhận đơn ngay trên Sapo mà không cần truy cập Seller Center.
- Điều kiện xác nhận đơn hàng:
- Nhân viên có quyền thao tác với đơn hàng (xem chi tiết tại cấu hình gian hàng)
Thao tác xác nhận đơn hàng:
Bước 1: Tại màn hình đơn hàng kênh sàn TMĐT bạn chọn “Đang chờ xử lý” (đơn hàng Lazada). Các đơn hàng được hiển thị là những đơn hàng bạn cần xác nhận.
Bước 2: Xác nhận đơn hàng
Trên mỗi đơn hàng bạn chọn “>>” sau đó chọn “Xác nhận đơn hàng”
Ngoài ra bạn còn có thể xác nhận nhiều đơn hàng cùng lúc (Lazada) bằng cách:
- Trên màn hình bạn chọn các đơn hàng cần xác nhận. Sau đó chọn “Xác nhận đơn hàng”
- Lúc này màn hình hiển thị thông báo số đơn hàng nằm trong trạng thái có thể xác nhận. Bạn chọn “Xác nhận” để hoàn tất quy trình.
2.3. In đơn hàng
Sapo hiện đang hỗ trợ nhà bán hàng in đơn hàng trực tiếp tại Sapo với các bước đơn giản.
Tại màn hình Đơn hàng, bạn chọn “In đơn hàng” sau đó thực hiện in đơn hàng như bình thường.
Ngoài ra bạn còn có thể in nhiều đơn hàng cùng lúc bằng cách chọn các đơn hàng cần in sau đó chọn “In đơn hàng”.
3. Quản lý hàng hoàn
Để sử dụng tính năng Quản lý hàng hoàn, tại trang quản trị Sapo bạn chọn kênh Sàn TMĐT > chọn Quản lý hàng hoàn.
Màn hình Quản lý hàng hoàn trả sẽ bao gồm các chức năng chính sau:
- Bộ lọc gian hàng: Bạn có thể lựa chọn các gian hàng có đơn hoàn trả để xem nhanh và lọc các đơn cần thiết
- Bộ lọc thời gian tạo đơn: Bộ lọc này sẽ lựa chọn thời gian đơn hàng được tạo. Mặc định là 07 ngày đến ngày hiện tại
Phía dưới là danh sách các đơn hàng giao hàng thất bại của shop. Trên màn hình này, Sapo hỗ trợ các thông số cho bạn dễ quản lý như:
- Số đơn giao hàng thất bại: Là số đơn giao hàng thất bại theo bộ lọc thời gian mà bạn đã chọn
- Số đơn sàn ghi nhận đã hoàn (1): Là số đơn mà Shopee, Lazada, Tiki, Sendo ghi nhận là đã hoàn đến tay bạn (Bạn đã nhận hàng hoàn)
- Shop đã nhận (2): Là số đơn bạn đã nhận. Các đơn bạn đã nhận được hiểu là các đơn bạn đã xác nhận trên màn hình quản lý hàng hoàn này.
- Chênh lệch: Là chênh lệch giữa đơn các sàn TMĐT ghi nhận bạn đã nhận hoàn trả so với số đơn bạn thực sự nhận. Các đơn sàn ghi nhận đã hoàn trừ đi số đơn Shop đã nhận.
Thông tin đơn hàng có 2 cột thông số quan trọng đến quản lý đơn hàng hoàn của là:
- Trạng thái trên Sàn:
- Đã nhận: Là trạng thái Sàn ghi nhận là shop đã nhận hàng hoàn trả
- Chưa nhận: Là trạng thái Sàn ghi nhận là chưa giao hàng hoàn trả cho shop thành công
- Trạng thái nhận hàng:
- Đã nhận: Bạn đã thao tác xác nhận nhận hàng trên kênh Sàn TMĐT
- Chưa nhận: Bạn chưa xác nhận nhận hàng hoàn.
Bạn có thể dựa vào các cột thông tin này để đối soát các đơn hàng hoàn của mình.
Trên các sàn TMĐT đôi khi xảy ra các trường hợp các sàn ghi nhận là shop đã nhận lại các đơn hàng hoàn tuy nhiên, thực tế shop chưa nhận được.
Các vấn đề này phát sinh do việc các ĐTVC của các sàn TMĐT đảm nhận việc vận chuyển, nên việc kiểm soát các đơn hàng hoàn này gây ra tương đối nhiều khó khăn cho shop.
Để xác nhận các đơn hàng hoàn, bạn mở chi tiết đơn hàng trên kênh màn hình và lựa chọn nút “Nhận hàng hoàn trả” để xác nhận đơn hàng hoàn.
Bạn có thể xác nhận nhiều đơn hàng một lúc bằng cách chọn nhiều đơn hàng và chọn “Xác nhận hàng loạt”
Ngoài ra bạn còn có thể xác nhận đơn hàng hoàn thông qua quét mã vạch
Các đơn hàng hoàn sẽ được xử lý như sau:
| Trạng thái trên Sàn |
Trạng thái nhận hàng |
Trạng thái đơn Sapo |
Trạng thái đơn vận chuyển |
| Chưa nhận |
Chưa nhận |
Đang giao dịch |
Hủy giao - Chờ nhận |
| Chưa nhận |
Đã nhận |
Hủy |
Hủy giao - Đã nhận |
| Đã nhận |
Chưa nhận |
Đang giao dịch |
Hủy giao - Chờ nhận |
| Đã nhận |
Đã nhận |
Hủy |
Hủy giao - Đã nhận |
Ngoài ra, bạn cũng có thể xác nhận đơn hàng hoàn trả trên màn hình Đơn hàng. Tuy nhiên, bạn cần phải lọc chính xác đơn hàng cần xác nhận hoàn trả và thao tác.
4. Đồng bộ phí và đối soát đơn hàng
Hiện tại các sàn TMĐT đã tính phí cho mỗi đơn hàng khi hoàn thành. Đây là các chi phí mà nhà bán hàng phải thanh toán cho sàn TMĐT.
Sapo sẽ giúp bạn theo dõi chính xác các loại phí này trên mỗi đơn hàng.
-
Điều kiện đồng bộ: Sapo sẽ đồng bộ chi phí đơn hàng khi đơn về trạng thái hoàn thành.
-
Sapo hiện đang coi các sàn TMĐT(Shopee, Lazada, Tiki, Sendo) là đối tác vận chuyển
Để thực hiện theo dõi phí đơn hàng
Bước 1: Ở thanh menu chính phía tay trái, bạn chọn “Vận chuyển" > Quản lý giao hàng
Bước 2: Lọc đơn hàng
Trên bộ lọc bạn chọn các đơn hàng có nguồn Shopee/Lazada/Tiki/Sendo và trạng thái vận chuyển “Đã giao hàng”
Tại đây, bạn chọn các đơn hàng cần theo dõi phí trả ĐTVC và thực hiện đối soát
Đối với đơn hàng Shopee, phí trả ĐTVC sẽ hiển thị tại trường “Phí trả ĐTVC”
Đối với Tiki các phí trả đối tác vận chuyển sẽ hiển thị bao gồm tất cả các loại phí của đơn hàng.
Sau khi xác thực phí trả đối tác vận chuyển, bạn có thể tiến hành đối soát để ghi nhận tiền về Sapo theo các bước:
- Bước 2: Tạo phiếu đối soát đơn hàng
Các thông tin cần lưu ý:
-
COD hệ thống: giá trị đơn hàng ghi nhận trên hệ thống
-
COD đối tác: giá trị đơn hàng thực tế
-
Phí hệ thống: phí trả đối tác vận chuyển hệ thống ghi nhận (phí trả ĐTVC đồng bộ)
-
Phí đối tác: phí vận chuyển thực tế của đơn hàng
Bước 3: Đối soát và thanh toán công nợ
Sau khi tạo phiếu đối soát thành công, bạn chọn nút Đối soát. Sau đó chọn tiếp nút Thanh toán công nợ theo hướng dẫn tại màn hình.
Trên đây là các bước hướng dẫn Quản lý sản phẩm Sapo trên kênh sàn TMĐT. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.
Chúc bạn thành công!
