Với những đơn hàng thanh toán thu hộ COD, sau khi bên vận chuyển trả tiền và đối soát, bạn cần sử dụng tính năng đối soát của Sapo để đối soát lại thông tin mà đối tác đã gửi cho bạn.
Vì vậy bạn cần thực hiện đối soát những phiếu giao hàng này để thu tiền từ phía đối tác và nhận tiền về cho cửa hàng.
Tính năng đối soát của Sapo giúp bạn:
- Phát hiện được sai lệch COD và phí với đối tác vận chuyển
- Kiểm soát dòng tiền của cửa hàng
- Thanh toán công nợ với đối tác vận chuyển để ghi nhận vào doanh thu
Đối với những đơn hàng được đẩy qua Sapo Express, Sapo Express sẽ tự động tạo phiếu đối soát cho bạn. Xem thêm về phiếu đối soát tự động Sapo Express tại đây.
Để thêm mới phiếu đối soát, bạn có thể thực hiện theo 3 cách sau:
Cách 1: Tạo phiếu đối soát thủ công
Tính năng được sử dụng khi bạn tích hợp giao vận với đối tác vận chuyển như Giao hàng nhanh, Viettelpost …
Khi đối tác gửi file excel danh sách các mã vận đơn, bạn sẽ dùng mã này để đối soát với mã trên Sapo.
- Bước 1: Vào mục Vận chuyển > Đối soát COD và phí
- Bước 2: Nhấn Tạo phiếu đối soát
- Bước 3: Nhập thông tin vào phiếu
- Tìm kiếm đối tác giao hàng: Một phiếu đối soát chỉ tương ứng với một đối tác vận chuyển
- Tìm kiếm mã vận đơn: Một mã vận đơn chỉ được tạo trong một phiếu đối soát và chỉ đối soát những phiếu giao hàng ở trạng thái Đã giao hàng hoặc Hủy giao hàng
- Nhập tiền thu hộ COD đối tác trả về và phí ship trả đối tác
- Chọn chi nhánh cần Đối soát
- Nhấn Tạo phiếu đối soát để tạo phiếu
Phiếu được tạo thành công, ở trạng thái Đang đối soát, bạn được quyền sửa/xoá các mã vận đơn trong phiếu.
Lưu ý:
Trường hợp, tiền thu hộ COD và phí trả đối tác trả về có chênh lệch so với dữ liệu của hệ thống. Bạn cần làm việc với đối tác vận chuyển để xác nhận phần chênh lệch này. Bạn cập nhật lại phí trả đối tác nếu có thay đổi, sau đó mới đối soát để số tiền đối soát được chính xác.
- Bước 4: Nhấn Đối soát để xác nhận đối soát đơn này
- Bước 5: Thanh toán công nợ cho đối tác
Tổng công nợ cần đối soát (số tiền gợi ý) = Phí COD hệ thống – Phí ship hệ thống
Bạn chỉ có thể thanh toán 1 lần cho phiếu đối soát này. Số tiền có thể sửa theo thực tế thu từ phía đối tác.
Lưu ý:
Khi bạn đối soát những đơn Hủy giao hàng, chỉ cần đối soát phí ship giao hàng. Vì vậy khi thanh toán công nợ, hệ thống sẽ tạo phiếu chi để trả tiền giao hàng.
Cách 2: Tạo phiếu đối soát nhanh
- Bước 1: Vào mục Đơn hàng > Quản lý vận đơn > Tạo bộ lọc theo các tiêu chí:
- Trạng thái giao vận: Đã giao hàng
- Đối tác giao hàng: Chọn đối tác cần đối soát
- Trạng thái đối soát: Chưa đối soát
- Bước 2: Tích chọn một hoặc toàn bộ mã vận đơn hiển thị theo điều kiện lọc > Chọn Đối soát
- Bước 3: Hệ thống chuyển sang giao diện Thêm mới phiếu đối soát, bạn thao tác theo trình tự như ở cách 1
Cách 3: Tạo phiếu đối soát bằng file excel
Tính năng được sử dụng khi bạn tích hợp giao vận với đối tác vận chuyển như Giao hàng nhanh, Viettelpost….
Khi đối tác gửi file excel danh sách các mã vận đơn, bạn sẽ dùng mã này để đối soát với mã trên Sapo.
- Bước 1: Vào mục Vận chuyển > Đối soát COD và phí > Nhập file
- Bước 3: Khởi tạo thông tin theo file mẫu
Lưu ý: Số liệu tại file excel Mẫu nhập file đối soát công nợ là số liệu mẫu và được hiển thị mặc định bởi hệ thống, đây không phải số liệu Sapo lấy từ đối soát của đối tác.
Trong đó:
- Mã vận đơn: Là mã bên đối tác gửi cho bạn, và cũng là mã trên Sapo do tính năng đồng bộ mã đơn vận chuyển.
- Tổng tiền thu hộ COD: Là tổng tiền đối tác vận chuyển thu hộ trên từng đơn hàng, Nếu bạn không điền hệ thống tự động điền giá trị COD hệ thống.
- Phí giao hàng đối tác vận chuyển: Là phí giao hàng khi đẩy đơn (bao gồm phí giao hàng và phí dịch vụ cộng thêm như thu hộ COD, bảo hiểm,…). Nếu bạn không điền hệ thống tự động điền giá trị phí hệ thống.
- Phí khác đối tác vận chuyển thu: Là chi phí phát sinh trong quá trình giao hàng (phí hoàn hàng, tiền tip, phí đổi địa chỉ,..) Nếu bạn không điền hệ thống mặc định là 0 đồng.
- Tổng phí đối soát đối tác vận chuyển = Tổng tiền thu hộ COD - Phí giao hàng đối tác vận chuyển - Phí khác đối tác vận chuyển thu
- Bước 3: Nhập file lên hệ thống, phần mềm sẽ ghi nhận 1 phiếu đối soát mới ở trạng thái Đang đối soát. Tiếp theo, bạn thao tác tương tự từ bước 3 ở cách 1 để xử lý và hoàn thành đối soát.
Một số trường thông tin trong Đối soát
- Phí (đối tác): Đang mặc định bằng tổng phí trên hệ thống Sapo, bạn cần đối chiếu lại dữ liệu do đối tác gửi. Với phiếu được tạo tự động bởi Sapo Express, tổng phí bao gồm các loại phí đã trừ khuyến mãi
- COD (đối tác): Đang mặc định bằng COD trên hệ thống Sapo, bạn cần đối chiếu lại dữ liệu do đối soát gửi. Với phiếu được tạo tự động bởi Sapo Express, COD bằng tổng tiền thu hộ thực tế Sapo Express đối soát cho bạn
- Tổng đối soát hệ thống = Tổng COD hệ thống - Tổng phí hệ thống ( Người trả ship là shop trả )
- Ngày đối soát: Là ngày bạn thao tác đối soát cho phiếu
- Trạng thái đối soát, thanh toán: Được cập nhật theo thao tác của bạn. Bạn cần kiểm tra lại thực tế đối soát, thanh toán với đối tác trước khi thao tác
