Trung tâm trợ giúp Khách hàng - 
Hotline: 1900 6750

Cách tạo phiếu đối soát công nợ với đối tác giao hàng

Trong quá trình đóng gói tạo phiếu giao hàng, bạn nhờ đối tác thu hộ COD bằng giá trị đơn hàng.

Sau khi chuyển trạng thái giao vận sang Đã giao hàng. Đơn hàng sẽ tự động được thanh toán bằng phương thức COD. Tuy nhiên số tiền này mới là tiền đối tác vận chuyển thu từ phía khách hàng, chưa phải là số tiền thực tế cửa hàng nhận được.

Vì vậy bạn cần thực hiện đối soát những phiếu giao hàng này để thu tiền từ phía đối tác và nhận tiền về cho cửa hàng.

Để thêm mới phiếu đối soát, bạn có thể thực hiện theo 3 cách sau:

Cách 1: Tạo phiếu đối soát thủ công

  • Bước 1: Vào mục Khách hàng & Đối tác > Chọn đối tác vận chuyển  > Chọn Đối soát công nợ > Tạo phiếu đối soát
  • Bước 2: Tại giao diện thêm mới phiếu đối soát

- Tìm kiếm đối tác giao hàng: Một phiếu đối soát chỉ tương ứng với một đối tác vận chuyển

- Tìm kiếm mã vận đơn: Một mã vận đơn chỉ được tạo trong một phiếu đối soát và chỉ đối soát những phiếu giao hàng ở trạng thái Đã giao hàng

- Nhập tiền thu hộ COD đối tác trả về và phí ship trả đối tác

- Chọn chi nhánh cần Đối soát

- Nhấn Thêm mới để tạo phiếu

Phiếu được tạo thành công, ở trạng thái Đang đối soát, bạn được quyền sửa/xoá các mã vận đơn trong phiếu.

Lưu ý:
Trường hợp, tiền thu hộ COD và phí trả đối tác trả về có chênh lệch so với dữ liệu của hệ thống. Bạn cần làm việc với đối tác vận chuyển để xác nhận phần chênh lệch này. Bạn cập nhật lại phí trả đối tác nếu có thay đổi, sau đó mới đối soát để số tiền đối soát được chính xác.
  • Bước 3: Nhấn Đối soát để xác nhận đối soát đơn này

  • Bước 4: Thanh toán công nợ cho đối tác

Tổng công nợ cần đối soát (số tiền gợi ý) = Phí COD hệ thống – Phí ship hệ thống

Bạn chỉ có thể thanh toán 1 lần cho phiếu đối soát này. Số tiền có thể sửa theo thực tế thu từ phía đối tác.

Nếu số tiền cần đối soát <0 hệ thống sẽ tạo phiếu chi để chi tiền trả cho đối tác

Nếu số tiền cần đối soát >0 hệ thống sẽ tạo phiếu thu để thu tiền COD từ phía đối tác

Cách 2: Tạo phiếu đối soát nhanh

  • Bước 1: Vào mục Đơn hàng > Quản lý giao hàng > Tạo bộ lọc theo các tiêu chí

- Trạng thái giao vận: Đã giao hàng

- Đối tác giao hàng: Chọn đối tác cần đối soát

- Trạng thái đối soát: Chưa đối soát

  • Bước 2: Tích chọn một hoặc toàn bộ mã vận đơn hiển thị theo điều kiện lọc > Chọn đối soát

  • Bước 3: Hệ thống chuyển sang giao diện Thêm mới phiếu đối soát, bạn thao tác theo trình tự như ở cách 1

Cách 3: Tạo phiếu đối soát bằng file excel

Tính năng được sử dụng  khi bạn tích hợp giao vận với đối tác vận chuyển như Giao hàng nhanh, GHTK, Viettelpost….

Khi đối tác gửi file excel danh sách các mã đơn hàng (thường là mã riêng),bạn có thể đối soát theo mã FU của Sapo.

  • Bước 1: Vào mục Khách hàng & Đối tác > Đối tác vận chuyểnĐối soát công nợ > Nhập file >Tải file mẫu

  • Bước 2: Khởi tạo thông tin theo mẫu file excel có sẵn

  • Bước 3: Nhập file lên hệ thống, phần mềm sẽ ghi nhận 1 phiếu đối soát mới ở trạng thái Đang đối soát.  Bạn thao tác tương tự từ bước 3 ở cách 1.