Công cụ phản hồi tự động giúp nhà bán hàng tiết kiệm được thời gian và nguồn lực để chăm sóc khách hàng ngay cả khi cửa hàng của bạn làm việc hoặc vắng mặt.
Với phiên bản giao diện mới của công cụ tự động, thao tác thêm mới, chỉnh sửa kịch bản được rút gọn, hệ thống gợi ý trước một số phần thiết lập giúp tạo kịch bản nhanh hơn. Ngoài ra, có thể theo dõi chi tiết kịch bản với nội dung cụ thể, hiển thị rõ ràng đối với từng kịch bản.
1. Thêm mới kịch bản phản hồi bình luận
Bước 1: Tại màn hình danh sách kịch bản, bạn chọn Thêm mới kịch bản phản hồi bình luận hoặc chọn Thêm mới > Thêm mới kịch bản cho bình luận.
Bước 2: Thiết lập những trường thông tin của kịch bản bao gồm:
- Thông tin cơ bản
- Chọn bài viết và bình luận
- Kịch bản phản hồi tự động: Tương ứng với từng lựa chọn ở mục chọn bài viết và bình luận sẽ có thêm mục kịch bản phản hồi tự động không thỏa mãn điều kiện.
Bước 2.1: Thông tin cơ bản
- Chọn trang: Lựa chọn trang muốn tạo kịch bản, hệ thống sẽ gợi ý ra tất cả các trang bạn đã kết nối với kênh Facebook. Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động gợi ý trang đầu tiên trong danh sách trang kết nối.
- Tên kịch bản: Giúp bạn dễ dàng phân biệt những kịch bản khác nhau, trường thông tin này không được để trống. Khi thêm mới kịch bản, hệ thống tự động gợi ý tên kịch bản theo cú pháp: Ngày tạo kịch bản + Tên page lựa chọn.
- Thời gian hoạt động: Thời gian hoạt động của cửa hàng: làm việc hoặc vắng mặt muốn áp dụng kịch bản phản hồi tự động.
Bước 2.2: Chọn bài viết và bình luận phản hồi
Chọn bài viết: bạn có thể lựa chọn bài viết thiết lập kịch bản như sau
- Tất cả bài viết: kịch bản sẽ áp dụng chung cho tất cả các bài viết thuộc trang được lựa chọn. Khi thêm mới kịch bản, hệ thống mặc định sử dụng lựa chọn này.
- Bài viết được lựa chọn: bạn cần chọn bài viết cần thiết lập cho kịch bản, có thể chọn một hoặc nhiều bài viết cho một kịch bản.
Click vào “Chọn bài viết”, hệ thống sẽ hiển thị popup giúp lựa chọn bài viết dễ dàng hơn.
Bạn có thể chọn bài viết bằng cách: nhập link bài viết hoặc lựa chọn các bài viết mà hệ thống đã gợi ý sẵn trong danh sách bài viết. Cuối cùng, click “Chọn”để hoàn thành bước lựa chọn bài viết cho kịch bản.
- Hình ảnh/album: cần chọn hình ảnh hoặc album cần thiết lập cho kịch bản, bạn được phép chọn một hoặc nhiều hình ảnh cho một kịch bản
Click “Chọn hình ảnh”, hệ thống sẽ hiển thị popup giúp bạn lựa chọn hình ảnh nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Có hai cách lựa chọn hình ảnh gồm: nhập link cụ thể của hình ảnh hoặc chọn hình ảnh thuộc các album mà hệ thống gợi ý sẵn.
Click “Chọn” để hoàn thành lựa chọn hình ảnh/album cho kịch bản.
Chọn bình luận: bạn có thể lựa chọn điều kiện bình luận như sau
- Tất cả bình luận: kịch bản sẽ áp dụng chung cho tất cả các bình luận đến trang mà bạn thiết lập kịch bản.
- Bình luận thỏa mãn điều kiện: hệ thống sẽ phản hồi với những bình luận đến trang khi thỏa mãn điều kiện thiết lập gồm: chứa số điện thoại, chứa từ khóa. Với điều kiện chứa từ khóa, cần nhập từ khóa phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Bước 2.3: Kịch bản phản hồi tự động
Đối với mục kịch bản phản hồi tự động bao gồm:
- Nội dung phản hồi bình luận: giúp bạn thiết lập nội dung phản hồi cho tất cả các bình luận hoặc những bình luận thỏa mãn điều kiện đến trang. Nội dung phản hồi có thể là văn bản hoặc hình ảnh.
- Nội dung phản hồi tin nhắn: giúp bạn thiết lập nội dung gửi tin nhắn đến khách hàng bình luận đến trang. Tùy thuộc vào điều kiện của bình luận phản hồi thì tin nhắn sẽ được gửi kèm tương ứng đến khách hàng theo kịch bản.
- Thời gian phản hồi: cần lựa chọn khoảng thời gian để hệ thống phản hồi lại bình luận cũng như gửi tin nhắn đến khách hàng khi có bình luận đến trang.
Nếu bạn lựa chọn Bình luận thỏa mãn điều kiện thì hệ thống hỗ trợ thêm mục Kịch bản phản hồi tự động không thỏa mãn điều kiện. Với thiết lập này sẽ phản hồi cho các bình luận không thỏa mãn những điều kiện bạn đã thiết lập.
Bạn có thể thiết lập nội dung phản hồi bình luận, nội dung phản hồi tin nhắn, thời gian phản hồi tương tự như kịch bản phản hồi cho những bình luận thỏa mãn điều kiện.
Bước 3: Thực hiện Lưu hoặc Lưu và kích hoạt những thiết lập
- Lưu: để hệ thống ghi nhận những thiết lập đối với kịch bản, bạn có thể tạo nhiều kịch bản ở trạng thái chưa kích hoạt.
- Lưu và kích hoạt: để hệ thống ghi nhận những thiết lập và kích hoạt kịch bản với trang. Với những kịch bản có thiết lập giống nhau thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và bạn cần lựa chọn kịch bản phù hợp áp dụng cho trang.
Bước 4: Xem danh sách kịch bản sau khi tạo thành công
Tất cả những kịch bản sau khi tạo mới và chỉnh sửa thành công sẽ hiển thị tại màn hình danh sách kịch bản. Tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác: thêm mới, kích hoạt/ngừng kích hoạt, sao chép kịch bản.
Ngoài ra, thao tác nhanh để kích hoạt, ngừng kích hoạt hoặc xóa nhiều kịch bản cùng lúc giúp tiết kiệm được thời gian thao tác trên nhiều kịch bản.
Bước 5: Xem chi tiết kịch bản cho bình luận
Bạn chỉ cần click vào từng kịch bản sẽ xem được nội dung chi tiết của kịch bản.
Tại màn hình chi tiết, bạn có thể xem được nội dung cụ thể từng mục trong kịch bản đồng thời thao tác: chỉnh sửa, sao chép, xóa kịch bản thuận tiện và nhanh chóng.
2. Thêm mới kịch bản phản hồi tin nhắn
Bước 1: Tại màn hình danh sách kịch bản, chọn Thêm mới kịch bản phản hồi tin nhắn hoặc chọn Thêm mới > Thêm mới kịch bản cho tin nhắn.
Bước 2: Thiết lập những trường thông tin của kịch bản bao gồm:
- Thông tin cơ bản
- Chọn tin nhắn áp dụng kịch bản
- Kịch bản phản hồi tự động
Bước 2.1: Thông tin cơ bản
- Chọn trang: Lựa chọn trang muốn tạo kịch bản, hệ thống sẽ gợi ý ra tất cả các trang bạn đã kết nối với kênh Facebook. Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động gợi ý trang đầu tiên trong danh sách trang kết nối.
- Tên kịch bản: Giúp bạn dễ dàng phân biệt những kịch bản khác nhau, trường thông tin này không được để trống. Khi thêm mới kịch bản, hệ thống tự động gợi ý tên kịch bản theo cú pháp: Ngày tạo kịch bản + Tên page lựa chọn.
- Thời gian hoạt động: Thời gian hoạt động của cửa hàng: làm việc hoặc vắng mặt muốn áp dụng kịch bản phản hồi tự động.
Bước 2.2: Chọn tin nhắn áp dụng kịch bản
Bạn cần lựa chọn tin nhắn khi thiết lập kịch bản gồm:
- Tất cả tin nhắn đầu tiên của khách hàng: hệ thống phản hồi cho những tin nhắn đầu tiên của khách hàng đến trang trong khoảng thời gian cửa hàng làm việc hoặc vắng mặt trong một ngày.
- Tin nhắn đầu tiên thỏa mãn điều kiện: hệ thống sẽ phản hồi cho những tin nhắn đầu tiên của khách hàng thỏa mãn điều kiện mà bạn thiết lập: chứa SĐT, chứa từ khóa trong khoảng thời gian cửa hàng làm việc hoặc vắng mặt trong một ngày.
VD: Cửa hàng thiết lập thời gian làm việc từ 8:00 - 22:00 và vắng mặt từ 22:01 - 07:59 ngày hôm sau tất cả các ngày trong tuần, khi đó:
- Thứ 2: Nếu KH gửi tin nhắn đầu tiên vào lúc 09:00 > Hệ thống sẽ phản tin nhắn đầu tiên của KH trong khung giờ làm việc.
- Thứ 2: Nếu KH gửi tin nhắn thứ hai vào lúc 10:00 > Hệ thống không phản hồi.
- Thứ 2: Nếu KH gửi tin nhắn thứ ba vào lúc 23:00 > Hệ thống sẽ phản hồi tin nhắn của khách hàng trong khung giờ vắng mặt.
- Thứ 3: KH gửi tin nhắn tiếp đến 8:30 ngày thứ 3 > Hệ thống sẽ phản hồi tin nhắn đầu tiên của KH trong khung giờ làm việc
Như vậy, hệ thống sẽ phản hồi lại tin nhắn đầu tiên của khách hàng theo từng khung giờ làm việc và vắng mặt của cửa hàng trong từng ngày.
Bước 2.3: Kịch bản phản hồi tự động
Đối với mục kịch bản phản hồi tự động bao gồm:
- Nội dung phản hồi tin nhắn: giúp bạn thiết lập nội dung gửi tin nhắn đến khách hàng nhắn tin đến trang.
- Thời gian phản hồi: cần lựa chọn khoảng thời gian để hệ thống phản hồi lại tin nhắn của khách hàng. Lựa chọn khoảng thời gian phù hợp để hạn chế vi phạm chính sách của facebook.
Bước 3: Thực hiện Lưu hoặc Lưu và kích hoạt những thiết lập
- Lưu: để hệ thống ghi nhận những thiết lập đối với kịch bản, bạn có thể tạo nhiều kịch bản ở trạng thái chưa kích hoạt.
- Lưu và kích hoạt: để hệ thống ghi nhận những thiết lập và kích hoạt kịch bản với trang. Với những kịch bản có thiết lập giống nhau thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và bạn cần lựa chọn kịch bản phù hợp áp dụng cho trang.
Bước 4: Xem danh sách kịch bản sau khi tạo thành công
Tất cả những kịch bản sau khi tạo mới và chỉnh sửa thành công sẽ hiển thị tại màn hình danh sách kịch bản. Tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác: thêm mới, kích hoạt/ngừng kích hoạt, sao chép kịch bản.
Ngoài ra, thao tác nhanh để kích hoạt, ngừng kích hoạt hoặc xóa nhiều kịch bản cùng lúc giúp tiết kiệm được thời gian thao tác trên nhiều kịch bản.
Bước 5: Xem chi tiết kịch bản cho bình luận
Bạn chỉ cần click vào Từng kịch bản sẽ xem được nội dung chi tiết của kịch bản.
Tại màn hình chi tiết, bạn có thể xem được nội dung cụ thể từng mục trong kịch bản đồng thời thao tác: chỉnh sửa, sao chép, xóa kịch bản thuận tiện và nhanh chóng.
Trên đây là nội dung bài viết "Quản lý công cụ phản hồi tự động - Phiên bản mới".
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.
