Tổng đài hỗ trợ - 
1900 6750
( 8:00 - 22:00 )

Quản lý đối soát Sapo Express

1. Quy trình đối soát

Hàng tuần, vào các ngày thứ 2, 4 và 6, Sapo Express đối soát các đơn giao và trả thành công. Cụ thể:

  • Thứ 2 đối soát toàn bộ các đơn thành công trong thứ 6, thứ 7 và Chủ Nhật tuần trước 
  • Thứ 4 đối soát toàn bộ các đơn thành công trong thứ 2, thứ 3 cùng tuần
  • Thứ 6 đối soát toàn bộ các đơn thành công trong thứ 4, thứ 5 cùng tuần

Email đối soát:

  • Email đối soát sẽ được gửi về email mà bạn đã đăng ký khi Kết nối (phần Thông tin đối soát).
  • Email này sẽ cung cấp cho bạn các thông tin chi tiết về: vận đơn, tổng phí, tổng COD, tổng khuyến mãi và số tiền đối soát (Tiền đối soát = Tổng COD - Tổng phí + Khuyến mãi).
  • Link tải file chi tiết vận đơn được đối soát trong email sẽ có hiệu lực trong vòng 7 ngày. 

Sapo Express sẽ thanh toán theo lịch trên vào tài khoản ngân hàng mà Shop đã đăng ký khi kết nối. Một số lưu ý về thanh toán:

  • Phí chuyển khoản bằng 0.
  • Sapo Express sẽ tạm thời chưa thanh toán trong các trường hợp sau đây: Shop có công nợ (số tiền đối soát nhỏ hơn 0), hoặc số tiền đối soát nhỏ hơn 50,000đ. 
  • Shop có thể nhận tiền chậm 1 ngày nếu tài khoản nhận tiền khác Techcombank hoặc thông tin tài khoản bị cập nhật chậm/thiếu.

Từ mùng 10 đến ngày 15 hàng tháng, Sapo Express sẽ:

  • Gửi một email đối soát tổng kết toàn bộ các đơn giao / trả thành công trong tháng liền trước
  • Và xuất hóa đơn VAT theo thông tin bạn đã đăng ký thông tin khi kết nối. [Lưu ý: Giá trị hóa đơn  = Tổng phí - Tổng khuyến mãi (đã có VAT)]

2. Tạo phiếu đối soát

Các phiếu đối soát sẽ được quản lý tập trung ở màn hình Đối soát. Để vào màn hình đối soát bạn chọn Vận chuyển > Đối soát

Có 2 cách để tạo phiếu đối soát là tạo tự động và tạo thủ công

a. Tạo phiếu đối soát tự động

  • Bước 1: Bạn chọn Vận chuyển > Sapo Express

  • Bước 2: Màn hình ứng dụng Sapo Express hiện ra, bạn chọn Đối soát > nhấp chọn kích hoạt sinh phiếu đối soát tự động > Xác nhận

  • Bước 3: Hộp thoại kích hoạt hiện ra, bạn chọn Xác nhận

Sau khi kích hoạt sinh phiếu đối soát tự động, các phiếu đối soát phát sinh sẽ được tạo tự động ở phần Đối soát công nợ của Sapo với trạng thái Đang đối soát. Bạn cần kiểm tra lại thông tin phiếu, sau đó tiếp tục thao tác Đối soát và Thanh toán để phiếu chuyển sang trạng thái Đã đối soát và Đã thanh toán (cần kiểm tra lại thực tế đã được thanh toán chưa).

Lưu ý:

- Trạng thái đối soát của vận đơn sẽ tương ứng với trạng thái của phiếu chứa vận đơn đó. Ví dụ, phiếu có trạng thái đã đối soát, các vận đơn trong phiếu sẽ có trạng thái đã đối soát.

- Việc sinh phiếu tự động trên Sapo có thể thất bại nếu trạng thái giao hàng trên Quản lý giao hàng Sapo không phải là giao/trả thành công hoặc đơn đã nằm trong phiếu khác,.... Các phiếu thất bại sẽ được Sapo Express gửi thông báo cụ thể cho bạn qua email cửa hàng và email đối soát.

b. Tạo phiếu đối soát thủ công

  • Bước 1: Bạn chọn Vận chuyển > Đối soát

  • Bước 2: Tại màn hình Quản lý phiếu đối soát, bạn chọn Nhập file. Hộp thoại hiện ra, bạn thao tác:

- Chọn Chi nhánh có đơn cần đối soát

- Chọn đối tác vận chuyển Sapo Express

- Tải file mẫu và nhập thông tin các đơn đã được Sapo Express gửi đối soát qua email theo file mẫu đó

- Chọn Nhập file và kiểm tra kết quả xử lý dữ liệu

Ngoài ra, bạn có thể click Tạo phiếu đối soát để tạo phiếu bằng cách tìm và nhập lần lượt các mã vận đơn.

  • Bước 3: Sau khi tạo phiếu thành công, phiếu sẽ ở trạng thái Đang đối soát.

Bạn cần kiểm tra lại thông tin phiếu, sau đó tiếp tục thao tác Đối soát và Thanh toán để phiếu chuyển sang trạng thái Đã đối soát và Đã thanh toán (cần kiểm tra lại thực tế đã được thanh toán chưa).

3. Lọc vận đơn theo trạng thái đối soát

Để theo dõi các đơn theo trạng thái đối soát bạn có thể tạo và lưu bộ lọc như sau:

Tại trang quản trị bạn chọn Vận chuyển (1) > Đối soát (2) > Lọc đơn hàng theo 2 điều kiện (3):

  • Đối tác giao hàng: Sapo Express
  • Trạng thái đối soát: bạn chọn trạng thái cần theo dõi Chưa đối soát / Đang đối soát / Đã đối soát

4. Theo dõi dòng tiền

Bạn có thể theo dõi dòng tiền với Sapo Express và các phiên đối soát một cách nhanh chóng và chính xác tại mục đối soát trên màn hình Sapo Express. Lưu ý: Dữ liệu đối soát được tính từ ngày 16/03/2020.

Tại đây bạn có thể theo dõi các thông tin

Tiền thu hộ

  • Sắp chuyển: Là tiền thu hộ của các đơn đã giao thành công và chưa được Sapo Express thanh toán
  • Đã chuyển: Là tiền thu hộ của các đơn đã được Sapo Express thanh toán
  • Đang thu hộ: Là tiền thu hộ của các đơn ở trạng thái Chờ lấy, Đang lấy, Chờ lấy lại, Chờ giao, Đang giao và Chờ giao lại
  • Giao thất bại: Là tiền thu hộ của các đơn ở trạng thái Chờ trả, Đang trả và Đã trả

Khi click vào Xem chi tiết, bạn sẽ kiểm tra được các vận đơn cụ thể tương ứng với dòng tiền đã chọn.

Lịch sử đối soát:

  • Click vào 1 kỳ đối soát bất kì để xem chi tiết các vận đơn của kỳ đó, cùng thông tin ngân hàng nhận tiền COD và các lưu ý thanh toán (nếu có)
  • Lọc kỳ đối soát theo 2 điều kiện: Trạng thái đối soát và Kỳ đối soát

Trên đây là các thao tác hướng dẫn quản lý đối soát với Sapo Express. Sapo hy vọng, với các hướng dẫn trên bạn có thể dễ dàng thao tác và quản lý đối soát một cách nhanh chóng và chính xác.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: support@sapo.vn để Sapo được tư vấn và giải đáp giúp bạn.

Chúc bạn thành công!


Bài viết trên có hữu ích cho bạn không?

Hữu ích Không hữu ích
Số lượt đánh giá hữu ích: