Kết nối và phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng

1. Kích hoạt và kết nối hóa đơn điện tử trên Sapo

Hiện tại Sapo hỗ trợ kết nối với 2 đơn vị hóa đơn điện tử là Meinvoice và VNPAY Invoice. Để kích hoạt và kết nối hóa đơn điện tử bạn thao tác như sau:

• Bước 1: Tại trang quản trị Sapo, bạn chọn Cấu hình > Cấu hình chung

• Bước 2: Màn hình cấu hình chung hiện ra, bạn tìm đến mục Phát hành hóa đơn điện tử > tích chọn vào ô vuông Cho phép phát hành hóa đơn điện tử cho mỗi đơn hàng > Lưu.

• Bước 3: Màn hình cấu hình sẽ xuất hiện thêm mục Hóa đơn điện tử, bạn chọn Cấu hình > Hóa đơn điện tử

• Bước 4: Trang hóa đơn điện tử hiện ra, bạn chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tương ứng (meInvoice.vn hoặc VN-Invoice) và chọn Thiết lập 

• Bước 5: Thông tin kết nối hiện ra, bạn nhập các thông tin theo yêu cầu và Lưu

(Meinvoice)

(VNPAY Invoice)

• Bước 6: Kết nối thành công: Màn hình hóa đơn điện tử sẽ hiển thị trạng thái kết nối là Đã kết nối

Để tạo và phát hành hóa đơn điện tử bạn sẽ cần thực hiện các thao tác như sau:

2. Tạo hóa đơn điện tử nháp

Sau khi đã kết nối meInvoice thành công, bạn có thể phát hành hóa đơn khi Tạo đơn và giao hàng. Để tạo hóa đơn bạn thao tác như sau:

2.1. Tạo trên màn hình Tạo đơn và giao hàng 

• Bước 1: Khi tạo đơn giao và giao hàng

Cách 1: Tại tích chọn mục Phát hành hóa đơn điện tử > sau đó Tạo đơn và duyệt hệ thống tự động tạo 1 hóa đơn điện tử nháp.

Cách 2: Trường hợp bạn không thực hiện thao tác tích chọn như cách 1 > sau khi Tạo đơn và duyệt bạn click chọn Tạo hóa đơn điện tử

Lúc này, hệ thống sẽ tạo một hóa đơn điện tử nháp cho đơn hàng, bạn có thể xem trước hóa đơn bằng cách click vào mục Tại đây

Hoặc bạn có thể kiểm tra những đơn hàng đã tạo hóa đơn điện tử nháp bằng cách sử dụng bộ lọc trên trang danh sách đơn hàng > vào đơn hàng để tiếp tục kiểm tra và phát hành hóa đơn điện tử

1.2. Tạo trên màn hình Bán tại quầy (Áp dụng với đơn vị meinvoice)

Khi tạo đơn bán hàng tại quầy, nếu đơn hàng cần phát hành hóa đơn điện tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử.

Khi nhấn thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị Popup xác nhận thời điểm phát hành hóa đơn điện tử, tại đây bạn có 2 lựa chọn

• Nếu chọn Phát hành ngay: hệ thống sẽ hiển thị tiếp Popup để bạn chọn Đơn vị phát hành và Ký hiệu hóa đơn

Nhấn Tiếp tục để gửi yêu cầu phát hành

Bạn có thể xem trước hóa đơn. Sau đó nhấn Phát hành để phát hành hóa đơn. Lúc này, hệ thống hiển thị Popup xác nhận Ký số, nhấn OK để thực hiện ký và hoàn tất Phát hành hóa đơn. 

• Nếu chọn Thoát / Phát hành sau: hệ thống sẽ tắt popup và Lưu lại đơn hàng cần được phát hành hóa đơn. Bạn có thể phát hành hóa đơn điện tử cho đơn hàng sau đó tại màn hình Danh sách đơn hàng.

3. Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi tạo hóa đơn điện tử nháp, tại chi tiết đơn hàng bạn click chọn Tại đây

hoặc bạn chọn mục Hóa đơn điện tử > Tìm kiếm theo mã hóa đơn, mã đơn hàng, mã tra cứu, tên khách hàng để truy cập mã hóa đơn cần điều chỉnh thông tin

Tại đây, bạn thực hiện:

• Điều chỉnh thông tin người mua hàng, thông tin sản phẩm trong đơn hàng trước khi phát hành (nếu cần)
• Chọn Đơn vị phát hành, Ký hiệu hóa đơn, sau đó nhấn nút Lưu và phát hành.

Sau khi nhấn Phát hành, hệ thống hiển thị Popup Phát hành hóa đơn điện tử.

• Bạn có thể chọn lại chứng thư số khi ký điện tử (chỉ áp dụng với Meinvoice) hoặc lựa chọn gửi hóa đơn cho người nhận qua email tại bước này.
• Nhấn Phát hành để gửi yêu cầu phát hành, thực hiện bước ký.
• Bạn có thể theo dõi tình trạng phát hành hóa đơn điện tử tai màn hình Chi tiết đơn hàng.

4. Ký hóa đơn điện tử

• Thao tác này chỉ áp dụng với Đơn vị Phát hành hóa đơn Meinvoice. VNInvoice do ký API nên không cần thực hiện thao tác này. (Đến bước Phát hành là hoàn thành)
• Meinvoice hỗ trợ 2 hình thức ký số: Dịch vụ chữ ký số từ xa MISA eSign và Ký số trực tiếp qua USB TOKEN

                + Dịch vụ chữ ký số từ xa MISA eSign

       Để thực hiện ký số từ xa MISA eSign, bạn thao tác như sau:

1. Quét QR để tải app MISA eSign về điện thoại & đăng nhập

2. Kiểm tra kết nối eSign với MeInvoice

• Đăng nhập vào web MeInvoice tại đây . Chọn Hệ thống >> Thiết lập ký số >> Màn hình hiển thị thông tin chữ ký số eSign đã kết nối

3. Sau khi kết nối thành công trên web MeInvoice, tại Sapo chọn Lưu và phát hành hiển thị popup xác nhận ký. Bạn chọn hình thức Dịch vụ chữ ký số từ xa MISA eSign

• Chọn Phát hành hiển thị màn hình xác nhận ký số. Bạn mở ứng dụng MISA eSign và chọn Đồng ý để xác nhận ký hóa đơn điện tử

4. Thiết lập ký phiên trên app MISA eSign

• Chức năng ký phiên: Khi bật tính năng này, bạn chỉ cần xác thực 1 lần trong vòng 12 giờ. Nếu không bật, bạn cần cần thao tác xác nhận ký mỗi khi phát hành hóa đơn điện tử.
• Để bật chức năng ký phiên, bạn mở app MISA eSign >> Chọn Khác >> Thiết lập >> Ký phiên >> Bật ký phiên cho các chữ ký số cần thiết lập

Ký số trực tiếp qua USB TOKEN

Để thực hiện ký, bạn cần cài bộ cài ký số Meinvoice. (Bộ cài đặt trong mục III.1 Bộ cài ký số Meinvoice)

Sau khi nhấn Phát hành, máy tính bạn sẽ hiển thị popup xác nhận ký:

Bạn nhấn OK để thực hiện ký.

Sau khi ký, bạn có thể thực hiện các thao tác khác (Mục 7) như Xem hóa đơn, Gửi hóa đơn cho khách, Tải hóa đơn, Hủy bỏ hóa đơn
 

5. Các thao tác khác với hóa đơn điện tử

Sau khi phát hành hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện các thao tác:

• Gửi hóa đơn cho khách hàng
• Tải hóa đơn
• Hủy hóa đơn
• Xem lại hóa đơn

Để thực hiện các thao tác này, bạn chọn Đơn hàng > Hóa đơn điện tử > vào chi tiết hóa đơn điện tử và thực hiện thao tác:

a. Gửi hóa đơn cho khách hàng

Với thao tác gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn gửi tối đa cho 50 email cùng một lúc. Khi nhập xong 1 email bạn thao tác phím Enter hoặc phím cách (Space) để nhập email tiếp theo và chọn Gửi hóa đơn.

Sau khi gửi hóa đơn điện tử thành công, màn hình sẽ hiện thông báo "Gửi hóa đơn điện tử thành công" và tải lại màn hình chi tiết đơn hàng. Khách hàng của bạn sẽ nhận được email thông như sau:

b. Tải hóa đơn

Khi bạn chọn Tải hóa đơn, hộp thoại Tải về hóa đơn điện tử hiện ra, tại đây bạn chọn Chọn định dạng mà bạn muốn tải về và chọn Lưu để tải về hóa đơn điện tử

c. Hủy hóa đơn

Bạn chọn Hủy hóa đơn > Hộp thoại Hủy hóa đơn điện tử hiện ra, bạn nhập lý do và chọn Hủy hóa đơn

Trường hợp bạn hủy nhiều hóa đơn: trên danh sách hóa đơn điện tử bạn tích lựa chọn nhiều hóa đơn và chọn chọn thao tác > chọn Hủy hóa đơn > nhập lý do > chọn Hủy hóa đơn

d. Xem hóa đơn

Khi chọn thao tác Xem hóa đơn, phần mềm sẽ chuyển sang màn hình hóa đơn tương ứng

Trên đây là các thao tác cấu hình và sử dụng hóa đơn điện tử trên Sapo.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.

Chúc bạn thành công!