Nhiều cửa hàng có chính sách đổi trả hàng linh hoạt để mang đến trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách mua hàng. Với các trường hợp khách đã mua hàng nhưng sau đó muốn gửi trả lại hàng và mua sang sản phẩm khác, Sapo hỗ trợ cửa hàng tạo đơn trả hàng và đơn hàng mới.
Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn bạn các thao tác đổi trả hàng như sau:
1. Tạo đơn đổi trả hàng
- Bước 1: Chọn đơn hàng cần đổi trả
Tại trang quản trị Sapo, bạn chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng > Chọn đơn hàng cần đổi trả hàng
Hoặc bạn chọn Đơn hàng > Khách trả hàng > chọn Tạo đơn Trả hàng > tìm kiếm và chọn đơn hàng cần đổi trả hàng
Tiếp theo, màn hình chi tiết đơn hàng hiện ra, bạn click chọn Đổi trả hàng
- Trên màn hình Tạo đơn trả hàng bạn lựa chọn chi nhánh trả hàng và Hàng trả lại được nhập vào kho chi nhánh chọn ( nếu bạn có nhiều chi nhánh ).
- Tiếp theo, bạn cập nhật số lượng, đơn giá trả hàng.
- Trường hợp cửa hàng đã nhận được hàng trả, bạn tích chọn Đã nhận và nhập kho hoặc Chưa nhận hàng.
- Bước 3: Nhập thông tin sản phẩm đổi
Ở mục Thông tin sản phẩm đổi: Bạn tìm kiếm và thêm mới sản phẩm, sau đó cập nhật số lượng - đơn giá sản phẩm đổi.
Sau khi bạn cập nhật đẩy đủ thông tin sản phẩm đổi, hệ thống sẽ tự động tính khoản tiền chênh lệch cần phải bù trừ giữa 2 đơn, bạn thực hiện hoàn tiền / thanh toán trên đơn đổi hàng:
- Trường hợp số tiền hàng mua thêm > Số tiền hàng trả: Khách cần thanh toán thêm khi đổi hàng, bạn theo dõi số Tổng tiền Khách phải trả để thông báo khoản cần thanh toán thêm cho đơn hàng.
- Trường hợp số tiền hàng mua thêm < số tiền hàng trả: Cửa hàng cần hoàn khoản tiền chênh lệch cho khách hàng, bạn theo dõi số Tổng tiền Cần hoàn trả khách để thực hiện hoàn tiền cho khách.
Nếu cửa hàng có chính sách không hoàn lại tiền cho khách hàng khi giá trị đổi hàng < giá trị hàng trả, lúc này giá trị cần hoàn tiền = 0 và cửa hàng không cần thực hiện thao tác hoàn tiền.
Để kích hoạt tính năng "Không hoàn tiền cho khách khi đổi trả hàng có giá trị nhỏ hơn" bạn xem thêm hướng dẫn tại Mục 3.
- Trường hợp số tiền hàng mua thêm = Số tiền trả hàng: Số tiền cần trả khách = 0 và cửa hàng không cần hoàn lại tiền cho khách.
Tiếp theo, bạn tiếp tục xử lý đơn đóng gói giao hàng như khi tạo đơn bán hàng. (Xem thêm thông tin hướng dẫn tạo đơn hàng tại đây.)
Sau khi tạo đơn, bạn thực hiện hoàn tiền cho khách hoặc ghi nhận khách thanh toán thêm cho đơn hàng.
Lưu ý:
- Số tiền hoàn trả/ thanh toán không được quá số tiền chênh lệch giữa giá trị hàng đổi và giá trị hàng trả.
- Với trường hợp giá trị hàng đổi bằng giá trị hàng trả thì Sapo sẽ tự động cập nhật thanh toán thành công cho đơn hàng và đơn trả hàng khi đơn hàng được duyệt.
2. In đơn đổi trả hàng
Với các đơn được tạo mới từ đơn trả hàng, khi bạn thực hiện thao tác in đơn hàng hệ thống sẽ ghi nhận mẫu in đơn hàng theo mẫu Đổi trả hàng (mẫu in Đổi trả hàng sẽ hiển thị thông tin các sản phẩm mới mua đổi cho sản phẩm trả)
Bạn có thể điều chỉnh mẫu in Đổi trả hàng bằng cách vào Cấu hình > Mẫu in
Trên trang mẫu in bạn, ở mục Chọn mẫu in bạn chọn mẫu Đơn đổi trả hàng > chọn chi nhánh, khổ in > chọn Sửa để điều chỉnh mẫu in phù hợp với nhu cầu của cửa hàng.
3. Một số lưu ý khi tạo đơn đổi hàng
- Phân quyền tài khoản: Để thực hiện đổi trả hàng, tài khoản nhân viên cần được phân quyền tạo đơn hàng, tạo đơn trả hàng.
- Khi thực hiện đổi trả hàng khác kho, nhân viên bán hàng cần được phân quyền tạo đơn hàng, tạo đơn trả hàng tại chi nhánh đổi cùng với quyền xem đơn hàng tại chi nhánh khách mua hàng trước đó.
- Nếu cửa hàng có chính sách khi đổi trả hàng: "Khách hàng cần đổi sang sản phẩm có giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị hàng trả; trường hợp khách đổi sang sản phẩm có giá trị nhỏ hơn, cửa hàng không hỗ trợ hoàn lại tiền". Bạn có thể kích hoạt tính năng “Không hoàn tiền cho khách khi đổi trả hàng có giá trị nhỏ hơn” trên phần mềm bằng cách thao tác chọn:
Cấu hình > Cấu hình bán hàng> tìm đến mục Đổi trả hàng > tích chọn ở ô "Không hoàn tiền cho khách khi đổi trả hàng có giá trị nhỏ hơn" và chọn Lưu
Khi bật cấu hình “Không hoàn tiền cho khách khi đổi trả hàng có giá trị nhỏ hơn”, trường hợp khách đổi sản phẩm có giá trị nhỏ hơn, thì khoản cần trả khách = 0 và hệ thống sẽ tự động ghi nhận thanh toán toàn bộ cho đơn trả hàng, đơn hàng khi đơn hàng được duyệt. Đồng thời, hệ thống sẽ tự động ghi nhận bù trừ công nợ cho khách hàng và thêm khoản tiền chênh lệch vào thu nhập khác của cửa hàng trên Báo cáo lãi lỗ.
Trên đây là các thao tác hướng dẫn Đổi trả hàng.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.
Chúc bạn thành công.
