Tạo đơn nhập hàng từ nhà cung cấp

Nhập hàng nhà cung cấp giúp bạn tạo đơn nhập kèm phiếu nhập kho để ghi nhận cộng tồn kho và giá vốn sản phẩm, quản lý thanh toán công nợ cho NCC theo đơn nhập.

1. Tạo đơn nhập thủ công

• Bước 1: Chọn Sản phẩm > Nhập hàng > Tạo đơn nhập hàng

• Bước 2: Bạn nhấp chuột vào ô Tìm nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp đã tạo trên Sapo hoặc nhập tên vào ô tìm kiếm. Nếu chưa tạo nhà cung cấp, bạn nhấp chọn Thêm mới nhà cung cấp, pop-up sẽ hiện ra để bạn nhập thông tin nhà cung cấp.

• Bước 3: Chọn Thông tin đơn nhập hàng: Chi nhánh tạo đơn, Nhân viên phụ trách, Ngày nhập dự kiến, Mã đơn nhập(nếu bỏ trống hệ thống tự sinh mã).
• Bước 4: Chọn Thông tin sản phẩm theo các cách sau: 

          - Cách 1: Gõ vào ô tìm kiếm và chọn từng sản phẩm. Bạn có thể thêm mới sản phẩm nhanh trên màn tạo đơn nhập hàng

          - Cách 2: Dùng máy quét mã vạch quét mã sản phẩm vào đơn.

          - Cách 3: Bấm nút chọn nhanh, tìm kiếm, lọc và chọn danh sách nhiều sản phẩm để nhập hàng nhà cung cấp.

     - Số lượng nhập: Bạn nhấp vào ô Số lượng nhập rồi nhập con số tương ứng.

+ Sản phẩm Serial: cần nhập số serial, ô số lượng sẽ tính tổng số lượng các serial nhập vào, bạn không thể sửa trực tiếp ở ô số lượng của sản phẩm

+ Sản phẩm lô - HSD: cần chọn mã lô và số lượng nhập của từng lô (nếu sản phẩm đã có lô), hoặc thêm mới lô để nhập hàng. Ô số lượng sẽ tính tổng số lượng các lô đã điền, bạn không thể sửa trực tiếp ở ô số lượng của sản phẩm

- Đơn giá: Bạn nhấn vào ô đơn giá để sửa giá nhập.

- Chiết khấu, Thuế: Nhấp vào ô chiết khấu, Thuế để điền số tiền hoặc lựa chọn mức thuế (nếu có) của sản phẩm.

- Dùng tính năng tách dòng nếu muốn cùng 1 sản phẩm giống nhau được tách thành 2 dòng riêng biệt.

- Tuỳ chỉnh hiển thị thông tin và cấu hình cho đơn đặt hàng nhập. Bạn bấm vào icon  Cài đặt để mở pop-up cài đặt:

+ Tích chọn để Thêm/ bớt cột hiển thị ở bảng sản phẩm trên đơn nhập

+ Sắp xếp thứ tự hiển thị: thêm sau lên trên/ thêm trước lên trên

+ Lưu giá nhập mới: tuỳ chọn có muốn lưu giá nhập mới trong trường hợp hệ thống check giá nhập của sản phẩm trên đơn khác với giá nhập mặc định lưu trong sản phẩm, khi tạo đơn, nếu người dùng xác nhận thì hệ thống sẽ tự động cập nhật giá nhập vào chi tiết sản phẩm

• Bước 5: Tạo và Điền chiết khấu đơn (nếu có), Chi phí nhập hàng (nếu có) Chi phí sẽ dùng để chia phân bổ giá vốn cho từng sản phẩm trong đơn theo tỷ lệ giá trị của từng sản phẩm. Đồng thời, Chọn phương thức thanh toán để Thanh toán cho nhà cung cấp (nếu muốn thanh toán ngay cùng đơn tạo) và điền số tiền thanh toán.

• Bước 4: Chọn Tạo & chưa nhập, Tạo & nhập hàng hoặc Nhập hàng & in mã vạch để xác nhận tạo đơn

• Khi chọn Tạo & chưa nhập:  hệ thống xưa xác nhận nhập kho, khi này chỉ tăng kho Hàng đang về
• Khi chọn Tạo & nhập hàng/ Nhập hàng & in mã vạch: trạng thái nhập hàng của đơn là Đã nhập, hệ thống sẽ cộng số lượng Tồn kho cho các sản phẩm trong đơn nhập.
• Khi chọn Nhập hàng & in mã vạch: sau khi tạo đơn nhập thành công, sẽ chuyển sang màn hình in mã vạch điền sẵn danh sách sản phẩm của đơn nhập để bạn in ra dán vào sản phẩm luôn

2. Xem danh sách và chi tiết đơn nhập

Bạn có thể quản lý danh sách các đơn đặt hàng nhập đã tạo:

• Tìm kiếm, lọc ra các đơn nhập hàng theo điều kiện
• Xem nhanh thông tin đơn nhập hàng tại trang danh sách
• Xuất file danh sách đơn nhập hàng: có thể lựa chọn xuất file tổng quan, chi tiết hoặc chọn trường để xuất ra

Để xem chi tiết một đơn đặt hàng nhập bạn kích chọn vào một đơn nhập hàng từ trang danh sách. Tại đây bạn có thể:

• Sao chép đơn hiện tại ra 1 đơn nhập hàng mới
• In đơn nhập hàng
• Thao tác xử lý Nhập hàng (nếu đơn chưa nhập)
• Thao tác xác nhận Thanh toán (nếu đơn chưa thanh toán toàn bộ)
• Xem chi tiết thông tin sản phẩm nhập
• Xem danh sách đơn trả hàng nhà cung cấp từ đơn nhập

3. Sửa đơn nhập hàng

• Bước 1: Kích chọn đơn nhập hàng từ trang danh sách > Sửa đơn
• Bước 2: Bạn chỉnh sửa các thông tin theo nhu cầu > Lưu

- Với đơn ở trạng thái Đang giao dịch, chưa nhập kho: có thể thêm bớt, sửa sản phẩm trong đơn, ghi chú, tags, chiết khấu, Nhà cung cấp.

- Với đơn ở các trạng thái khác: chỉ được sửa ghi chú, tags

• Ngoài ra, để tuỳ chỉnh thông tin hiển thị và cấu hình cho đơn nhập hàng bạn kích chọn vào biểu tượng  để Thêm/ bớt cột hiển thị ở bảng sản phẩm trên đơn nhập.   

4. Huỷ đơn nhập hàng

Với đơn nhập hàng có trạng thái nhập kho là Chưa nhập, bạn có thể chọn Huỷ đơn nếu không cần nhập hàng nữa. Khi này hệ thống sẽ trừ kho Hàng đang về của sản phẩm trong đơn và huỷ phiếu chi đã thanh toán cho NCC (nếu có)

5. Kết thúc đơn nhập hàng

Khi đơn đặt hàng ở trạng thái Nhập một phần hoặc Thanh toán 1 phần, nếu hàng không còn về tiếp để nhập hay không cần tiếp tục thanh toán, bạn chọn Thao tác khác >  Kết thúc để đánh dấu đơn đã xong, không cần xử lý nữa. Khi này hệ thống cũng trừ kho Hàng đang về của các sản phẩm có số lượng còn lại chưa nhập trong đơn.

6. Bảng trạng thái đơn nhập hàng

Trên đây là các thao tác hướng dẫn tạo đơn nhập hàng nhà cung cấp.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.