Đặt hàng nhập nhà cung cấp

Đặt hàng nhập sẽ hỗ trợ bạn tạo và quản lý các đơn đặt hàng nhập từ nhà cung cấp, cũng như đáp ứng nhu cầu nhập hàng nhiều phần của cửa hàng bạn.

Để truy cập quản lý đơn đặt hàng nhập từ nhà cung cấp, bạn truy cập vào mục Sản phẩm >  Đặt hàng nhập trên phần mềm Sapo.

1. Tạo đơn đặt hàng nhập

1.1 Tạo đơn đặt hàng nhập thủ công

• Bước 1: Chọn Tạo đơn đặt hàng
• Bước 2: Bạn nhấp chuột vào ô Tìm nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp đã tạo trên Sapo hoặc nhập tên vào ô tìm kiếm. Nếu chưa tạo nhà cung cấp, bạn nhấp chọn Thêm mới nhà cung cấp, pop-up sẽ hiện ra để bạn nhập thông tin nhà cung cấp.

• Bước 3: Chọn Thông tin đơn đặt hàng: Chi nhánh tạo đơn, Nhân viên phụ trách, Ngày nhập dự kiến, Mã đơn đặt (nếu bỏ trống hệ thống tự sinh mã).
• Bước 4: Chọn Thông tin sản phẩm theo các cách sau: 

          - Cách 1: Gõ vào ô tìm kiếm và chọn từng sản phẩm. Bạn có thể thêm mới sản phẩm nhanh trên màn tạo đơn đặt hàng

          - Cách 2: Dùng máy quét mã vạch quét mã sản phẩm vào đơn.

          - Cách 3: Bấm nút chọn nhanh, tìm kiếm, lọc và chọn danh sách nhiều sản phẩm để đặt hàng nhà cung cấp.

        - Số lượng đặt : Bạn nhấp vào ô Số lượng đặt rồi nhập con số tương ứng.

- Đơn giá: Bạn nhấn vào ô đơn giá để sửa giá nhập.

- Chiết khấu, Thuế: Nhấp vào ô chiết khấu, Thuế để điền số tiền hoặc lựa chọn mức thuế (nếu có) của sản phẩm.

- Dùng tính năng tách dòng nếu muốn cùng 1 sản phẩm giống nhau được tách thành 2 dòng riêng biệt.

- Tuỳ chỉnh hiển thị thông tin và cấu hình cho đơn đặt hàng nhập. Bạn bấm vào icon  Cài đặt để mở pop-up cài đặt:

+ Tích chọn để Thêm/ bớt cột hiển thị ở bảng sản phẩm trên đơn nhập

+ Sắp xếp thứ tự hiển thị: thêm sau lên trên/ thêm trước lên trên

+ Lưu giá nhập mới: tuỳ chọn có muốn lưu giá nhập mới trong trường hợp hệ thống check giá nhập của sản phẩm trên đơn khác với giá nhập mặc định lưu trong sản phẩm, khi tạo đơn, nếu người dùng xác nhận thì hệ thống sẽ tự động cập nhật giá nhập vào chi tiết sản phẩm

• Bước 5: Nhập chiết khấu, ghi chú, tags ( nếu có ) cho đơn đặt hàng nhập.

• Bước 6: Chọn Tạo đơn đặt hàng để hoàn tất

Đơn đặt hàng tạo xong sẽ ở trạng thái Chưa nhập và số lượng đặt của sản phẩm trong đơn được tính vào kho đang về của sản phẩm.

1.2 Tạo đơn đặt hàng nhập bằng file excel

• Bước 1: Chọn Sản phẩm > Đặt hàng nhập > Nhập file > chọn Tải file mẫu nhập phiếu nhập hàng

• Bước 2: Điền Thông tin sản phẩm: Mã SKU (bắt buộc), Barcode, Tên sản phẩm, Số lượng đặt (bắt buộc), Đơn giá, Chiết khấu, Thuế vào file excel (lưu ý cần điền danh sách sản phẩm đã được tạo trên phần mềm)

Các thông tin mã đơn, mã chính sách giá, chiết khấu tổng đơn là những thông tin không bắt buộc phải điền.

• Bước 3: Chọn chi nhánh, nhà cung cấp > chọn Nhập file

Một lần nhập file chỉ áp dụng cho 1 nhà cung cấp và 1 chi nhánh

• Bước 4: Xử lý hệ thống

Hệ thống sẽ xử lý file và gửi thông báo tình trạng xử lý, lỗi cụ thể (nếu có) qua email của bạn hoặc bạn kiểm tra tại mục Cấu hình > Xuất/ nhập file > Bấm vào xem chi tiết dòng xử lý file nhập đơn đặt hàng.

Đơn tạo thành công bằng file excel sẽ ở trạng thái Chưa nhập.

2. Xem danh sách và chi tiết đơn đặt hàng nhập

Bạn có thể quản lý danh sách các đơn đặt hàng nhập đã tạo:

• Tìm kiếm, lọc ra các đơn đặt hàng nhập theo điều kiện
• Xem nhanh thông tin đơn đặt hàng nhập và thao tác In. Nhập hàng từ đơn đặt nhanh chóng
• Xuất file danh sách đơn đặt hàng nhập: có thể lựa chọn xuất file tổng quan, chi tiết hoặc chọn trường để xuất ra

Đồng thời, để xem chi tiết một đơn đặt hàng nhập bạn kích chọn vào một đơn đặt hàng từ trang danh sách. Tại đây bạn có thể:

• Xem danh sách đơn nhập hàng từ đơn đặt
• Xem số lượng đã nhập/ số lượng đặt của từng sản phẩm trong đơn chọn Nhập hàng để tạo đơn nhập từ đơn đặt đang xem hiện tại. Xem hướng dẫn tạo đơn nhập từ đơn đặt tại đây.
• Sao chép đơn hiện tại ra một đơn đặt hàng nhập mới
• In đơn đặt hàng nhập

3. Sửa đơn đặt hàng nhập

• Bước 1: Kích chọn đơn đặt hàng nhập từ trang danh sách > Sửa đơn
• Bước 2: Bạn chỉnh sửa các thông tin theo nhu cầu > Lưu

- Với đơn ở trạng thái Chưa nhập: có thể thêm bớt, sửa sản phẩm trong đơn, ghi chú, tags, chiết khấu, Nhà cung cấp.

- Với đơn ở các trạng thái khác: chỉ được sửa ghi chú, tags

4. Huỷ đơn đặt hàng nhập

Với đơn đặt hàng nhập ở trạng thái Chưa nhập, bạn chọn Huỷ đơn nếu không cần nhập hàng nữa. Khi này hệ thống sẽ trừ kho Hàng đang về của sản phẩm trong đơn

5. Kết thúc đơn đặt hàng nhập

Khi đơn đặt hàng ở trạng thái Nhập một phần, nếu hàng không còn về tiếp để nhập, bạn chọn Kết thúc để đánh dấu đơn đã xong, không cần nhập nữa. Khi này hệ thống cũng trừ kho Hàng đang về của các sản phẩm có số lượng còn lại chưa nhập trong đơn.

6. Bảng trạng thái đơn đặt hàng nhập

Trên đây là các thao tác hướng dẫn tạo đơn đặt hàng nhập nhà cung cấp.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.