Quy trình kiểm hàng chi tiết cho phép nhiều nhân sự, bộ phận tham gia.
Với tính năng Kiểm hàng, Sapo giúp bạn thực hiện quy trình kiểm hàng đầy đủ gồm có: Lên phiếu kiểm - Kiểm hàng - Gộp phiếu kiểm - Cân bằng kho với luồng tính năng Tạo phiếu kiểm hàng
Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn bạn các thao tác kiểm hàng theo quy trình chi tiết. Tính năng này, tương ứng với thao tác Tạo phiếu kiểm hàng trên phần mềm Sapo.
Lưu ý:
- Mỗi phiếu Kiểm hàng (Beta) sẽ kiểm tối đa 2000 sản phẩm.
1. Tạo phiếu kiểm hàng
Với vai trò là quản lý (chủ cửa hàng, nhân viên quản lý chi nhánh, nhân viên quản lý kho) bạn tạo phiếu kiểm kho - lên danh sách các sản phẩm cần kiểm
Trên màn hình quản trị Sapo, bạn thao tác như sau:
- Bước 1: Chọn Sản phẩm > Kiểm hàng > Tạo phiếu kiểm > Tạo phiếu kiểm hàng
- Bước 2: Lựa chọn sản phẩm kiểm hàng
Trên màn hình Tạo phiếu kiểm hàng bạn thực hiện
A. Cập nhật thông tin phiếu kiểm
- Chọn chi nhánh kiểm hàng
- Chọn nhân viên thực hiện kiểm hàng
- Thêm ghi chú cho phiếu kiểm (nếu có)
- Thêm tag cho phiếu kiểm (nếu có)
B. Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm
Có nhiều cách để bạn thêm sản phẩm vào phiếu kiểm:
Thêm từng sản phẩm:
- Bạn chọn Thêm sản phẩm ngay / click chuột vào thanh tìm kiếm (1) > thực hiện tìm kiếm và click chọn sản phẩm kiểm hàng (2)
- Hoặc bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch và sử dụng tính năng quét để quét thêm sản phẩm nhanh chóng.
Chọn nhiều sản phẩm: Bạn click chọn Chọn nhiều > tìm kiếm và tích chọn các sản phẩm cần kiểm > chọn Thêm vào đơn
Chọn theo nhóm hàng:
Bạn click chọn Chọn theo nhóm hàng hoặc bấm phím tắt F2 > bạn chọn Tất cả sản phẩm (Tối đa 2000 sản phẩm) hoặc lựa chọn theo loại / nhãn sản phẩm. Ngoài ra, bạn có thể lọc theo tình trạng kho/ trạng thái sản phẩm > Thêm
C. Xác nhận danh sách
Sau khi thêm các sản phẩm cần kiểm, bạn kiểm tra lại danh sách và chọn Xác nhận danh sách
Sau khi xác nhận danh sách, phiếu kiểm chuyển sang trạng thái Đang Kiểm kho.
2.Thực hiện kiểm hàng
Tiếp theo, nhân viên kho (nhân viên kiểm hàng) thực hiện kiểm hàng thực tế, sau đó tổng hợp kết quả và thực kiện thao tác kiểm hàng trên phần mềm Sapo
- Bước 1: Chọn Sản phẩm > Kiểm hàng > Chọn phiếu kiểm hàng cần thực hiện
Ở chi tiết phiếu kiểm, bạn chọn Kiểm hàng
- Bước 2: Kiểm hàng thực tế
- Bạn thực hiện kiểm hàng và cập nhập số lượng tồn thực tế của sản phẩm.
- Hoặc bạn có thể sử dụng máy quét và dùng tính năng quét mã vạch để quét mã kiểm hàng nhanh chóng.
Sau khi cập nhật tồn thực tế, bạn có thể bổ sung ghi chú cho sản phẩm kiểm (nếu có) > bấm chọn Hoàn thành kiểm hàng (hoặc có bạn có thể sử dụng phím tắt F9)
Mẹo nhỏ:
1. Để rút ngắn các thao tác kiểm hàng, các thao tác click chuột; bạn có thể sử dụng các phím tắt để thao tác
- F3: Tìm kiếm sản phẩm để kiểm
- F9: Hoàn thành kiểm
- F11: Toàn màn hình
- Tab: Chuyển đổi vị trí con trỏ trên các ô
- Enter: Tại ô nhập số lượng, di chuyển xuống sản phẩm bên dưới
- Home: Di chuyển con trỏ về ô số lượng
- Shift: Tại ô nhập số lượng, di chuyển lên sản phẩm bên trên
- Esc: Ngắt thao tác thủ công trên ô số lượng sản phẩm
2. Trong quá trình kiểm hàng, bạn có thể tích chọn Chỉ hiển thị sản phẩm chưa kiểm, để kiểm tra danh sách sản phẩm chưa được cập nhật tồn thức tế, để rút gọn danh sách kiểm
Sau thao tác Hoàn thành kiểm, phiếu kiểm ở trạng thái Kiểm hàng.
Ở trạng thái Đã kiểm kho, bạn có thể sửa phiếu để bổ sung Ghi chú, Tags, Cập nhập lại tồn thực tế và ghi chú của sản phẩm kiểm
3. Gộp phiếu kiểm hàng
Với tính năng Kiểm hàng Beta, các phiếu ở trạng thái Đã kiểm hàng bạn có thể sử dụng tính năng Gộp phiếu để:
- Cộng gộp số lượng kiểm ở các phiếu với nhau
- Hoặc so sánh số lượng kiểm được ở các phiếu và chọn số kiểm được ở 1 phiếu
Nếu cửa hàng thực hiện:
- Chia khu cho nhiều nhân viên kiểm, sau đó sau đó gộp phiếu kiểm của nhiều nhân viên thành 1 danh sách tổng;
- Hoặc cho nhiều nhân viên cùng kiểm 1 danh sách, rồi so sánh số kiểm được của các nhân viên, sau đó quyết định cân bằng kho để hạn chế sai sót
=> Bạn có thể sử dụng tính năng Gộp phiếu kiểm hàng, chi tiết thao tác hướng dẫn Gộp phiếu và Cân bằng kho bạn vui lòng xem TẠI ĐÂY
Nếu cửa hàng bạn chỉ kiểm 1 danh sách sản phẩm duy nhất, không phát sinh nhiều phiếu kiểm hàng, bạn tiếp tục thực hiện Cân bằng kho theo hướng dẫn tại Mục 4
4. Cân bằng kho
Sau khi nhân viên kiểm kê kiểm hàng, với vai trò quản lý (chủ cửa hàng, nhân viên quản lý chi nhánh, nhân viên quản lý kho), bạn thực hiện cân bằng kho:
- Bước 1: Chọn Sản phẩm > Kiểm hàng > Chọn phiếu kiểm hàng cần thực hiện > chọn Cân bằng kho
Bạn kiểm tra lại phiếu kiểm, bổ sung thêm ghi chú, lý do cho sản phẩm kiểm hàng (nếu có) > chọn Xác nhận cân bằng > chọn Đồng ý để thực hiện Cân bằng kho
Sau khi thực hiện Cân bằng kho, phiếu kiểm ở trạng thái Đã cân bằng
Như vậy là bạn đã hoàn thành các thao tác Kiểm hàng theo nghiệp vụ chi tiết.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.
Chúc bạn thành công!
