Tính năng phát hành hóa đơn điện tử hỗ trợ chủ nhà hàng có thể phát hành trực tiếp Hóa đơn điện tử (HDDT) cho khách mua hàng ngay trên quản trị website của Sapo FnB
- Kết nối với phần mềm xuất hóa đơn theo chuẩn Thông tư 78
- Đối tác xuất hóa đơn: minvoice
- Chữ ký số tiện lợi
- minvoice sẽ hỗ trợ hướng dẫn khách hàng thiết lập chữ ký số khi kích hoạt tài khoản mã số thuế
Để kết nối m-invoice và phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm Sapo FnB bạn cần:
- Đăng ký tài khoản và thiết lập tài khoản m-invoice
- Sở hữu phần mềm Sapo FnB và thực hiện kết nối m-invoice trên Sapo FnB
Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn bạn thực hiện kết nối và phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo FnB
1. Các thao tác bên hệ thống m-invoice
1.1. Đăng ký tài khoản m-invoice
- Sau khi đăng ký tài khoản, thông tin sẽ được chuyển tới nhân viên kinh doanh của minvoice để liên lạc với khách hàng và hỗ trợ hoàn tất thủ tục thanh toán + đăng ký sử dụng dịch vụ.
- Khi các thủ tục đã có đầy đủ thông tin, phía minvoice sẽ thực hiện đăng ký sử dụng HDDT với cơ quan thuế. Thời gian xử lý tối đa 1 ngày kể từ lúc gửi đăng ký (không bao gồm thứ 7 và chủ nhật)
Lưu ý: Khi đăng ký tài khoản, cần đăng ký ký số qua FILE để có thể sử dụng hợp nhất với các tính năng do Sapo FnB cung cấp.
1.2. Thiết lập tham số hệ thống trên minvoice
- Chọn menu Hệ thống > Khai báo tham số hệ thống
- Tại màn hình thông tin, nhấn vào dòng KYTAPTRUNG và chọn giá trị FILE rồi nhấn Nhận (F10) để lưu lại thông tin thiết lập
- Nhấn vào dòng VAN_RESPONSE và nhập chính xác thông tin dưới đây để hệ thống Sapo FnB có thể nhận được trạng thái từ minvoice trả về https://fnb.mysapo.vn/admin/webhook/m_invoice.json
Lưu ý:
- Nếu tài khoản chưa có giá trị khai báo mã VAN_RESPONSE, cần liên hệ bộ phận kỹ thuận của mInvoice để hỗ trợ thêm thiết lập
- Nếu không hiển thị màn hình như trên, bạn cần thao tác xóa bộ nhớ đệm (cache) bằng cách: Di chuột lên trên mục tài khoản, chọn Xóa cache
- Tải lại trang web (nhấn F5) hoặc nhấn Tải dữ liệu trên thanh thao tác trên giao diện
1.3. Quản lý mẫu thiết kế hóa đơn
- Bạn có thể bỏ qua để sử dụng mẫu mặc định do minvoice cung cấp sẵn.
- Để thiết kế mẫu hóa đơn riêng, bạn truy cập trang quản lý mẫu thiết kế hóa đơn: Truy cập menu Hóa đơn NĐ123 > Quản lý mẫu thiết kế hóa đơn
- Thiết lập mẫu thiết kế hóa đơn: Bạn có thể thiết kế lại 1 số thông tin mong muốn hiển thị trên mẫu thiết kế do m-invoice cung cấp -> Vui lòng liên hệ m-invoice để được hỗ trợ.
1.4. Quản lý ký hiệu hóa đơn sử dụng
- Ký hiệu hóa đơn là Ký hiệu được đăng ký sử dụng theo loại hình hóa đơn và sẽ được hiển thị trong mẫu hóa đơn điện tử được phát hành, tiện cho việc tra soát và quản lý: Truy cập menu Hóa đơn NĐ123 > Quản lý ký hiệu hóa đơn sử dụng
- Tại trang Quản lý ký hiệu hóa đơn sử dụng, bạn có thể đăng ký loại ký hiệu hóa đơn phù hợp với hình thức sử dụng của mình. Nên đăng ký theo hướng dẫn tư vấn của minvoice
- Ký hiệu hóa đơn này sẽ là thông tin bạn cần lựa chọn khi tạo Hóa đơn điện tử trên trang web quản trị của Sapo FnB
2. Kết nối m-invoice trên Sapo FnB
Để bắt đầu sử dụng tính năng Hóa đơn điện tử trên Sapo FnB, bạn cần truy cập trang quản trị Sapo FnB tại https://fnb.mysapo.vn (tài khoản truy cập cần có quyền Thiết lập nhà hàng hoặc là tài khoản chủ nhà hàng)
- Bước 1: Chọn Thiết lập nhà hàng > Thiết lập chức năng > chọn Hóa đơn điện tử
- Bước 2: Tại màn hình thiết lập tính năng Hóa đơn điện tử, mục Phát hành hóa đơn điện tử, bật tính năng Cho phép phát hành hóa đơn điện tử và Thiết lập
Lưu ý:
Bạn cần bật tính năng quản lý thuế tại Thiết lập nhà hàng > Thiết lập bán hàng > Quản lý thuế để có thể sử dụng tính năng này https://fnb.mysapo.vn/admin/store/settings > mục Quản lý Thuế
Thông tin đăng nhập bao gồm (Nếu chưa có tài khoản, vui lòng xem tại mục Đăng ký tài khoản.)
- Mã số thuế (đã đăng ký với minvoice)
- Tên đăng nhập minvoice (tương ứng với Mã số thuế đăng ký)
- Mật khẩu minvoice (tương ứng với Mã số thuế đăng ký)
Sau khi bật tính năng Cho phép phát hành Hóa đơn điện tử > Trên menu bên trái, mục Hóa đơn, sẽ xuất hiện menu con bao gồm:
- Hóa đơn bán hàng: Là nơi quản lý các hóa đơn bán hàng hiện tại của nhà hàng
- Hóa đơn điện tử: Là nơi quản lý các hóa đơn điện tử cần xử lý
- Yêu cầu chờ tạo: Danh sách các yêu cầu cần tạo Hóa đơn điện tử
- Chưa phát hành: Danh sách các hóa đơn điện tử đã được tạo nhưng chưa được ký và gửi Cơ quan thuế (CQT)
- Đã phát hành: Danh sách các hóa đơn điện tử đã được ký và gửi Cơ quan thuế (CQT) để xin mã.
Sau khi đăng nhập kết nối thành công, hệ thống sẽ thể hiện thông báo cho khách hàng thấy trạng thái kết nối từ Sapo FnB tới tài khoản của khách hàng bên minvoice.
- Nếu tài khoản minvoice bị thay đổi thông tin, hệ thống sẽ mất kết nối tới minvoice. Khách hàng sẽ cần tiến hành đăng nhập lại bằng cách cập nhật thông tin tại Thiết lập.
- Nếu muốn kết nối với tài khoản minvoice khác, chọn Thiết lập và nhập lại thông tin mới để đăng nhập kết nối.
Lưu ý: Nếu tính năng phát hành Hóa đơn điện tử bị tắt hoặc không kết nối tới tài khoản minvoice
- Khách hàng sẽ không thể sử dụng tính năng phát hành hóa đơn điện tử
- Các thao tác với Hóa đơn điện tử sẽ bị chặn, không còn tác dụng sử dụng
3. Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo FnB
3.1. Tiếp nhận yêu cầu xuất Hóa đơn điện tử
Khi khách hàng có nhu cầu xuất Hóa đơn điện tử, nhân viên bán hàng có thể tiếp nhận thông tin xuất hóa đơn từ các ứng dụng bán hàng hoặc tiếp nhận và xử lý trực tiếp từ trang quản trị website của Sapo FnB. Hiện tại, nhân viên có thể tiếp nhận thông tin qua các kênh:
- Ứng dụng Sapo FnB dành cho POS / Tablet
- Ứng dụng Sapo FnB dành cho PC
- Quản trị web Sapo FnB (Thao tác nhập thông tin trên ứng dụng Sapo FnB phục vụ sẽ được cập nhật sau ít ngày.)
Tại màn hình thanh toán đơn hàng, trước khi hoàn tất đơn hàng sẽ hiển thị thêm mục Yêu cầu xuất Hóa đơn điện tử.
- Nhân viên bán hàng tích chọn yêu cầu và cập nhật thông tin cần thiết để xuất Hóa đơn điện tử.
- Nếu chưa có thông tin xuất hóa đơn, nhân viên cần vào cập nhật thông tin theo hướng dẫn
- Nhân viên có thể tìm kiếm mã số thuế do khách hàng cung cấp, nếu mã số thuế doanh nghiệp sẽ có thêm thông tin tên đơn vị và địa chỉ đăng ký kinh doanh.
- Nếu không nhập trên mẫu, nhân viên bán hàng có thể In phiếu nhập thông tin để in mẫu và nhập thủ công các thông tin cần thiết
- Các thông tin nhập trong mẫu sẽ được gửi lên hệ thống để có thể xử lý trên quản trị website tại https://fnb.mysapo.vn/admin/e-invoice.
Ngoài việc nhận yêu cầu từ các ứng dụng bán hàng, nhà hàng cũng có thể lên yêu cầu tạo Hóa đơn điện tử từ các Hóa đơn đã thanh toán trước đó bằng cách:
- Truy cập trang danh sách hóa đơn
- Chọn các hóa đơn bán hàng cần tạo Hóa đơn điện tử (HDDT)
- Chọn thao tác Yêu cầu tạo Hóa đơn điện tử.
- Các hóa đơn được chọn sẽ được tạo yêu cầu trên danh sách Hóa đơn điện tử > Yêu cầu chờ tạo.
3.2. Xử lý thông tin trên Sapo FnB
3.2.1. Yêu cầu chờ tạo:
Là nơi hiển thị danh sách các yêu cầu cần tạo Hóa đơn điện tử. Các yêu cầu từ ứng dụng bán hàng hoặc tiếp nhận từ Hóa đơn bán hàng.
Các HDDT này đã được cấp số từ đơn vị cung cấp hóa đơn (minvoice) và đang chờ ký & gửi Cơ quan thuế (CQT) để cấp mã. Tại đây, nhân viên vận hành có thể:
- Hủy yêu cầu tạo HDDT của 1 hoặc nhiều hóa đơn đang trong danh sách yêu cầu. Các yêu cầu tạo HDDT bị hủy, sẽ bị xóa khỏi danh sách.
- Tạo HDDT: Tạo mới 1 hóa đơn điện tử riêng, không dựa trên hóa đơn bán hàng có sẵn thông qua thao tác Tạo HDDT ở góc trên bên phải trang. Cần nhập đầy đủ các thông tin cần thiết.
- Tạo hàng loạt HDDT: Thao tác tạo nhanh khi chọn nhiều hóa đơn có đủ thông tin. Các hóa đơn không đủ thông tin sẽ không tạo thành công Hóa đơn điện tử. Các thông tin cần thiết tối thiểu bao gồm:
- Mã số thuế
- Tên đơn vị
- Địa chỉ
- Email nhận
- Gộp nhiều hóa đơn thành 1 HDDT: Thao tác cho phép chọn nhiều hóa đơn để tạo 1 hóa đơn điện tử với thông tin chung.
- Tạo Hóa đơn điện tử: Thao tác tạo hóa đơn điện tử khi chọn 1 hóa đơn trong danh sách yêu cầu.
- Nếu hóa đơn có đủ thông tin cần thiết, sẽ tạo hóa đơn điện tử và chuyển sang danh sách Chưa phát hành.
- Nếu hóa đơn chưa có đủ thông tin, sẽ chuyển vào trang chi tiết để cập nhật thông tin trước khi tạo Hóa đơn điện tử
Lưu ý:
- Với 1 số trường hợp tạo Hóa đơn điện tử bị lỗi, danh sách sẽ thể hiện hóa đơn bị lỗi + lý do lỗi không tạo được HDDT để nhân viên có thể thao tác cập nhật lại thông tin
- Các hóa đơn được tạo cùng loại Ký hiệu:
- Hóa đơn sau sẽ không thể tạo khi chọn thời gian (ngày lập) nhỏ hơn thời gian của hóa đơn đã tạo trước đó.
- Với các hóa đơn chưa tạo, có thể cập nhật chỉnh sửa các thông tin hóa đơn tùy theo mong muốn của người lập Hóa đơn điện tử
3.2.2. Chờ phát hành
Là nơi hiển thị danh sách các Hóa đơn điện tử đã được tạo, được thay thế hoặc điều chỉnh từ 1 hóa đơn khác.
Các HDDT này đã được cấp số từ đơn vị cung cấp hóa đơn (minvoice) và đang chờ ký & gửi Cơ quan thuế (CQT) để cấp mã. Tại đây, nhân viên vận hành có thể:
- Chỉnh sửa thông tin hóa đơn chưa phát hành: bằng cách nhấn vào dòng hóa đơn để vào trang chỉnh sửa thông tin.
- Ký & gửi cơ quan thuế: Xác nhận các thông tin xuất hóa đơn điện tử thành công, khách hàng có thể thao tác ký và gửi Cơ quan thuế để xin cấp mã.
Hóa đơn được ký & gửi thành công sẽ được hiển thị bên danh sách Đã phát hành.
- Xóa bỏ Hóa đơn điện tử: Xóa những hóa đơn không còn muốn phát hành khỏi danh sách
- Lưu ý: Để ký gửi thành công, tài khoản minvoice phải được thiết lập đúng. Vui lòng xem tại Thiết lập tham số hệ thống.
3.2.3. Đã phát hành
Là nơi hiển thị danh sách các hóa đơn điện tử đã được ký thành công và gửi sang Cơ quan thuế (CQT) để xin cấp mã. Tại đây, nhân viên vận hành có thể:
- Gửi email cho khách hàng: Với các hóa đơn điện tử đã ký và gửi Cơ quan thuế, nằm trong danh sách hóa đơn đã phát hành. Nhân viên vận hành có thể thao tác gửi email tới khách hàng thông qua email được ghi nhận hoặc thay đổi email khác.
- Hủy Hóa đơn điện tử: Cho phép nhân viên hủy các Hóa đơn điện tử có trạng thái Mới / Thay thế / Bị điều chỉnh / Bị thay thế
- Tải file Hóa đơn điện tử: Cho phép nhân viên vận hành tải file thông tin về Hóa đơn điện tử đang chọn (Thao tác được thực hiện trong chi tiết Hóa đơn điện tử)
- Điều chỉnh HDDT: Cho phép nhân viên vận hành điều chỉnh lại Hóa đơn điện tử đã phát hành, có trạng thái: Mới / Bị thay thế / Bị điều chỉnh
- Thông tin HDDT Điều chỉnh là các thông tin bổ sung cho HDDT Bị điều chỉnh. Có thể thêm các mặt hàng để thay đổi giá trị trên HDDT gốc (Bị điều chỉnh)
- Việc điều chỉnh HDDT sẽ tạo thêm bản HDDT với trạng thái Điều chỉnh và cần ký & gửi lại CQT để xin cấp mã.
- Hóa đơn gốc sẽ được cập nhật trạng thái Bị điều chỉnh
- Cả HDDT Bị điều chỉnh và HDDT Điều chỉnh đều có giá trị pháp lý khi được CQT cấp mã.
- Thao tác được thực hiện trong chi tiết Hóa đơn điện tử
- Thay thế HDDT: Cho phép nhân viên vận hành Thay thế lại Hóa đơn điện tử đã phát hành, có trạng thái: Mới / Bị thay thế / Bị điều chỉnh
- Việc thay thế HDDT sẽ tạo bản HDDT với trạng thái Thay thế và cần ký & gửi CQT để xin cấp mã
- Hóa đơn gốc sẽ cập nhật trạng thái Bị điều chỉnh - Thực chất ý nghĩa là Hóa đơn đó đã bị hủy.
- Chỉ HDDT Thay thế mới có giá trị pháp lý khi được CQT cấp mã. HDDT bị thay thế sẽ không còn giá trị pháp lý.
- Thao tác được thực hiện trong chi tiết Hóa đơn điện tử
Trên đây là các thao tác hướng dẫn kết nối và phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo FnB.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.
Chúc bạn thành công!
