Tích hợp đơn vị phát hành HĐĐT - Sapo Invoice

1. Giới thiệu, mô tả tổng quan về sản phẩm/ tính năng mới

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 1/7/2022, các nhà bán hàng và doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh doanh, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Việc tích hợp đơn vị phát hành Sapo Invoice, sẽ giúp khách hàng có thể phát hành hóa đơn điển tử bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, điều chỉnh thay thế ngay trên Sapo - Quản lý dịch vụ ăn uống

2. Lợi ích giải pháp mang lại

• Tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót: Giảm thời gian phát hành hóa đơn và sai sót khi dữ liệu tự đồng bộ sang bên hệ thống Sapo Invoice thay vì khách hàng phải tự nhập thủ công thông tin hóa đơn trên Sapo Invoice
• Tăng cường tính minh bạch:
  • Đảm bảo tuân thủ theo các quy định hiện hành về HĐĐT
  • Thông tin được quản lý tập trung và dẽ dàng theo dõi xử lý hóa đơn khi có sai sót ngay trên phần mềm 

3. Chi tiết tính năng

3.1. Thiết lập kết nối

a) Bật tính năng

• Bước 1: Đăng nhập trên web quản trị https://fnb.mysapo.vn/admin. Truy cập Thiết lập nhà hàng >> Hóa đơn điện tử 

• Bước 2: Bật tính năng Cho phép phát hành Hóa đơn điện tử

b) Kết nối đối tác Sapo Invoice

• Nếu khách hàng chưa có tài khoản Sapo Invoice => nhấn vào tại đây để mở link đăng ký 

• Nếu khách hàng đã có tài khoản kết nối: Đăng nhập để kết nối
  • Bước 1: Nhấn Thiết lập

• • Bước 2: Nhập các thông tin đăng nhập (mã số thuế, tên đăng nhập, mật khẩu) => Nhấn Đăng nhập 

=> Nếu đăng nhập thành công (kết nối thành công) sẽ chuyển trạng thái kết nối từ chưa kết nối thành đã kết nối 

Lưu ý:

• Nếu muốn kết nối tài khoản khác thì người dùng nhấn đăng nhập rồi nhập lại tài khoản thiết lập lại
• Nếu tính năng phát hành HĐĐT bị tắt hoặc không / mất kết nối với tài khoản Sapo Invoice khách hàng sẽ ko thể sử dụng tính năng tạo, phát hành hóa đơn Sapo Invoice

3.2. Phát hành hóa đơn

Có 2 cách phát hành hóa đơn:

• Phát hành ngay trên app bán hàng: Hóa đơn sẽ được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền Hệ thống sẽ tự động gửi thông tin sang Sapo Invoice để tạo và phát hành hóa đơn ngay khi hoàn tất đơn 
• Phát hành trên web quản trị Thông tin khách hàng và giao dịch được ghi nhận để xử lý sau thời điểm thanh toán. Hóa đơn này sẽ được tạo yêu cầu trên danh sách hóa đơn điện tử. Có thể tạo yêu cầu chờ tạo khi hoàn tất thanh toán trên app bán hàng hoặc từ hóa đơn bán hàng trên web quản trị

3.2.1. Phát hành trên app bán hàng

• Bước 1: Tại màn thanh toán, khách hàng chọn Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử

• Bước 2: Chọn nhấn vào đây để cập nhật thông tin HĐĐT

• Bước 3: Tại màn thông tin xuất HĐĐT, điều chỉnh thông tin để xuất

1. 1. Chọn xuất hóa đơn ngay
   2. Điền thông tin khách hàng, trong trường hợp khách lẻ nhấn chọn người mua không lấy hóa đơn
   3. Chọn đơn vị phát hành + ký hiệu hóa đơn

• Bước 4: Nhấn Lưu => Hoàn tất đơn
  • Khi hoàn tất đơn đơn hàng => Hệ thống sẽ gửi dữ liệu sang Sapo Invoice để phát hành.
  • Nếu phát hành thành công => Hệ thống thông báo xuất hóa đơn thành công + HĐĐT sẽ được quản lý trong ở mục HĐĐT (trên app bán hàng và web) +  khi in hóa đơn thanh toán sẽ hiển thị ra thông tin hóa đơn điện tử trên mẫu in 

Danh sách hóa đơn đã phát hành thành công trên ứng dụng bán hàng

Mẫu hóa đơn thanh toán có thông tin hóa đơn điện tử

Lưu ý:

• Chưa hỗ trợ phát hành ngay hóa đơn bán hàng (hóa đơn có ký tự đầu tiên trong ký hiệu = 2) trên máy bán hàng
• Để hiển thị mẫu in khách hàng phải cho phép bật thông tin hóa đơn điện tử trên thiết lập in hóa đơn thanh toán 

3.2.2. Phát hành trên web (xuất sau)

Các bước chính để phát hành hóa đơn điện tử:

• Bước 1: Tạo yêu cầu chờ tạo 

Có 2 cách để tạo yêu cầu chờ tạo:

• • Cách 1: Ở màn thanh toán => chọn Xuất hóa đơn điện tử => xuất ngay => Lưu. Khi hoàn tất đơn,  hệ thống sẽ tự động tạo ra 1 yêu cầu chờ tạo trên web 

• • Cách 2: Trên web quản trị, tại màn hóa đơn khách hàng chọn những hóa đơn cần xuất HĐĐT => Nhấn chọn tạo yêu cầu chờ tạo 

• Bước 2: Tạo hóa đơn điện tử
  • Nhấn chọn mở chi tiết yêu cầu chờ tạo hoặc nhấn nút “Tạo HĐĐT”

• • Tại màn tạo hóa đơn, bạn điều chỉnh thông tin người mua, mặt hàng, chọn đơn vị phát hành Sapo Invoice và ký hiệu 

• • Nhấn Tạo & xem HĐĐT hoặc Tạo HĐĐT
    • Tạo và xem HĐĐT: Tạo hoá đơn nháp + chuyển sang xem hoá đơn để phát hành
    • Tạo HĐĐT: Tạo hoá đơn nháp 

• Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Tại màn xem hóa đơn điện tử, nhấn phát hành và xác nhận phát hành hóa đơn => Hệ thống sẽ gửi yêu cầu phát hành và ký 

Lưu ý: Hiện tại sapo FnB chỉ hỗ trợ gửi yêu cầu ký bằng chữ ký số HSM 

3.3. Các thao tác khác

3.3.1. Thao tác liên quan đến yêu cầu chờ tạo 

• Hủy yêu cầu tạo HĐĐT 
  • Hủy 1 hoặc nhiều hóa đơn đang trong danh sách yêu cầu. 
  • Các yêu cầu tạo HĐĐT bị hủy, sẽ bị xóa khỏi danh sách.
  • Có thể hủy ở màn danh sách hóa đơn hoặc chi tiết yêu cầu chờ tạo
• Gộp nhiều hóa đơn thành 1 hóa đơn
  • Gộp nhiều hóa đơn thành 1 HĐĐT: Thao tác cho phép chọn nhiều hóa đơn để tạo 1 hóa đơn điện tử với thông tin chung
  • Thực hiện ở màn danh sách yêu cầu chờ tạo
• Xem trước
  • Xem trước các thông tin trên mẫu hóa đơn theo ký hiệu được thiết lập với bên đối tác
  • Thao tác ở màn chi tiết yêu cầu chờ tạo (màn tạo HĐĐT)

3.3.2. Thao tác liên quan đến hóa đơn chờ phát hành (HĐ đã tạo)

• Chỉnh sửa HĐ đã tạo
  • Chỉnh sửa thông tin mặt hàng, sản phẩm của HĐ đã tạo
  • Thao tác ở màn chi tiết hóa đơn chưa phát hành
• Xem file PDF
  • Xem trước các thông tin trên mẫu hóa đơn theo ký hiệu được thiết lập với bên đối tác (tương tự như xem trước khi tạo HĐ)
  • Cho phép tải file PDF xem trước hóa đơn để nhà hàng gửi cho khách hàng trước khi phát hành
  • Thao tác ở màn chi tiết hóa đơn chưa phát hành
• Xóa hóa đơn
  • Xóa những hóa đơn không còn muốn phát hành khỏi danh sách
  • Thao tác ở màn danh sách HĐ chưa phát hành hoặc xem HĐĐT (preview)

3.3.3. Thao tác liên quan đến hóa đơn đã phát hành

• Gửi email cho khách hàng
  • Với các hóa đơn điện tử đã phát hành. Nhân viên vận hành có thể thao tác gửi email tới khách hàng thông qua email của người mua hoặc có thể thay đổi email khác
  • Thao tác ở màn danh sách HĐĐT đã phát hành hoặc chi tiết HĐ đã phát hành
• Điều chỉnh
  • Đối với đơn vị phát hành Sap Invoice, cho phép nhân viên vận hành điều chỉnh lại Hóa đơn điện tử đã phát hành hợp lệ, và trạng thái: Mới / Bị điều chỉnh
  • Thao tác ở màn chi tiết HĐĐT đã phát hành
• Thay thế
  • Đối với đơn vị phát hành Sap Invoice, cho phép nhân viên vận hành Thay thế lại Hóa đơn điện tử đã phát hành hợp lệ, có trạng thái: Mới/Thay thế
  • Thao tác ở màn chi tiết HĐĐT đã phát hành
• Hủy hóa đơn
  • Đối với đơn vị phát hành Sap Invoice, cho phép nhân viên hủy các Hóa đơn điện tử có trạng thái Mới
  • Thao tác ở màn chi tiết HĐĐT đã phát hành 
• Tải file HĐĐT
  • Tải file PDF hóa đơn điện tử
  • Thao tác ở màn chi tiết HĐĐT đã phát hành

Trên đây là hướng dẫn tích hợp đơn vị phát hành HĐĐT - Sapo Invoice với Sapo FnB.