Sapo FnB đã có tính năng quản lý kho hàng đáp ứng vừa đủ cho những nhà hàng quản lý đơn giản về số lượng tồn kho.
Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn bạn các thao tác Quản lý giá xuất tồn kho.
1. Thiết lập quản lý giá xuất
1.1 Thao tác
- Bước 1: Bạn truy cập trang quản trị chọn Thiết lập nhà hàng > Thiết lập bán hàng > Bật tính năng quản lý giá xuất
- Bước 2: Sau khi bật Quản lý giá xuất tồn kho bạn cần phải thực hiện bổ sung đơn giá (giá trị của một nguyên liệu/hàng tồn) cho tất cả nguyên liệu, hàng tồn trong kho
Từ đó hệ thống sẽ tự động cập nhật giá xuất cho mỗi nguyên liệu, hàng tồn. Mỗi nguyên liệu, hàng tồn sẽ có 1 giá xuất riêng thể hiện giá trị của nó trong kho và có thể thay đổi biến động trong quá quản lý kho hàng bởi giá trị của nguyên liệu, hàng tồn ở mỗi thời điểm nhập vào luôn biến động theo thị trường từ đó ta cần phải tính được giá xuất trung bình để nhà hàng có thể nắm được thông tin chính xác nhất về giá trị tồn kho.
1.2 Thông tin nguyên liệu
Khi thêm mới nguyên liệu, bên cạnh những thông tin khác, bạn cũng cần nhập thông tin Đơn giá (hay cũng chính là giá xuất của nó) để bổ sung giá trị của nguyên liệu, từ đó có thông tin để tính các giá trị khác như giá xuất, giá vốn …
Giá xuất nguyên liệu sẽ được tính lại sau mỗi lần bạn nhập kho nguyên liệu đó theo công thức bình quân gia quyền như sau:
Thông tin giá xuất sẽ được cập nhật vào Đơn giá trong chi tiết nguyên liệu, bạn vẫn có thể thay đổi nếu cần thiết, sau khi thay đổi hệ thống sẽ tính lại tổng giá trị kho hàng tại thời điểm đó, những thông tin giá trị trong quá khứ sẽ vẫn được giữ nguyên
1.3 Thông tin mặt hàng có liên kết kho
Khi tạo mặt quản lý hàng tồn sẽ được bổ sung thêm thông tin Đơn giá hay cũng chính là giá xuất của nó, bạn cần phải nhập thông tin này để có thể tạo mặt hàng thành công
Giá xuất hàng tồn sẽ được tính lại sau mỗi lần bạn nhập kho mặt hàng đó theo công thức bình quân gia quyền như sau:
Thông tin giá xuất sẽ được cập nhật vào Đơn giá trong chi tiết mặt hàng, bạn vẫn có thể thay đổi nếu cần thiết, sau khi thay đổi hệ thống sẽ tính lại tổng giá trị kho hàng tại thời điểm đó, những thông tin giá trị trong quá khứ sẽ vẫn được giữ nguyên.
Mặt hàng quản lý hàng tồn sẽ được bổ sung thêm thông tin Giá vốn gợi ý - là giá vốn được tính dựa trên giá xuất của mặt hàng đó
Cho phép bạn sử dụng để giá vốn được tự động cập nhật sao cho chính xác trong quá trình quản lý kho thay vì giữ nguyên cho đến khi bạn tự cập nhật lại. Sau khi sử dụng giá vốn gợi ý, giá vốn được tự động cập nhật khi có thay đổi, báo cáo cũng sẽ được cập nhật một cách chính xác hơn, giúp người nhìn có thể nắm bắt được tình hình thực tế trong kho để có thể đưa ra những chiến lược tốt nhất cho nhà hàng mình.
Tương tự như mặt hàng quản lý hàng tồn, mặt hàng liên kết nguyên liệu cũng sẽ được bổ sung thông tin Giá vốn theo định lượng - Là tổng giá trị của các nguyên liệu được liên kết
Cho phép nhà hàng sử dụng để giá vốn được tự động cập nhật sao cho chính xác trong quá trình quản lý kho thay vì giữ nguyên cho đến khi nhà hàng tự cập nhật lại. Sau khi sử dụng giá vốn gợi ý, giá vốn được tự động cập nhật khi có thay đổi, báo cáo cũng sẽ được cập nhật một cách chính xác hơn, giúp người nhìn có thể nắm bắt được tình hình thực tế trong kho để có thể đưa ra những chiến lược tốt nhất cho nhà hàng mình
2. Quản lý phiếu
2.1 Nhập kho
Sau khi bật sử dụng tính năng quản lý giá xuất, phiếu nhập kho sẽ bổ sung thêm một số thông tin:
Các thông tin bổ sung thêm bao gồm:
Đơn giá: bạn nhập giá trị của mỗi nguyên liệu, mặt hàng nhập vào
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá nhập (Hệ thống tự tính)
Thanh toán
- Thanh toán luôn: Nhập giá trị chi nếu bạn muốn thanh toán ngay cho đối tác số tiền nhập nguyên liệu, mặt hàng; có thể thanh toán toàn phần hoặc thanh toán một phần
- Công nợ: cho phép bạn ghi nợ để thanh toán vào lần sau (khi giá trị chi <= tổng giá trị phiếu nhập)
Sau khi nhập kho thành công, bạn sẽ tự động cập nhật các thông tin sau:
- Cập nhật số lượng tồn kho
- Tính giá xuất nguyên liệu mặt hàng, cập nhật giá vốn (nếu có)
- Ghi nhận phiếu chi nếu có thanh toán (Giá trị chi >0) >> tự động sinh phiếu chi cho nghiệp vụ thanh toán của phiếu
- Ghi nhận công nợ đối tác (nếu có)
- Ghi nhận lịch sử thanh toán của phiếu (nếu có bật thanh toán)
Thao tác hủy phiếu: phiếu nhập kho được phép hủy, sau khi hủy thao tác, thông tin số lượng tồn kho sẽ được tính lại, giá xuất nguyên liệu, mặt hàng vẫn giữ nguyên, thông tin thời gian và người thực hiện hủy cũng sẽ được ghi nhận cụ thể.
Lưu ý:
Phiếu chi tiền sinh tự động từ nghiệp vụ thanh toán của phiếu nhập kho sẽ: Không hạch toán kết quả kinh doanh dẫn đến Không ghi nhận lên Báo cáo Tài chính
(Vì thực tế tiền trả đối tác trong phiếu nhập kho chính là tiền mua nguyên liệu, mặt hàng thể hiện giá trị của nguyên liệu mặt hàng khi bán ra, thông tin này đã được ghi nhận vào Giá vốn hàng bán, nếu ghi nhập phiếu chi tiền lên báo cáo thì sẽ bị tính 2 lần nên Báo cáo Tài chính sẽ không chính xác. Do vậy phiếu chi tiền từ nghiệp vụ nhập kho sẽ không ghi nhận lên báo cáo tài chính)
2.2 Xuất kho
Sau khi bật sử dụng tính năng quản lý giá xuất, phiếu xuất kho sẽ bổ sung thêm một số thông tin:
Các thông tin bổ sung thêm bao gồm:
Đơn giá: giá trị của mỗi nguyên liệu, mặt hàng (giá xuất nguyên liệu, mặt hàng)
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá nhập (Hệ thống tự tính)
Thanh toán
- Thanh toán luôn: Nhập giá trị thu nếu đối tác thanh toán số tiền của nguyên liệu, mặt hàng khi thực hiện giao dịch; có thể thanh toán toàn phần hoặc thanh toán một phần
- Công nợ: cho phép bạn ghi nợ để thanh toán vào lần sau (khi giá trị thu <= tổng giá trị phiếu nhập)
Sau khi nhập kho thành công, kho hàng sẽ tự động cập nhật các thông tin sau:
- Cập nhật số lượng tồn kho
- Ghi nhận phiếu thu tiền nếu có thanh toán (Giá trị thu >0) > tự động sinh phiếu thu cho nghiệp vụ thanh toán của phiếu
- Ghi nhận công nợ đối tác (nếu có)
- Ghi nhận lịch sử thanh toán của phiếu (nếu có bật thanh toán)
Phiếu nhập kho có thể được phép hủy, sau khi hủy thao tác, thông tin số lượng tồn kho sẽ được tính lại, giá xuất nguyên liệu, mặt hàng vẫn giữ nguyên, thông tin thời gian và người thực hiện hủy cũng sẽ được ghi nhận cụ thể.
2.3 Kiểm kê kho
Thông tin kiểm kê sau khi bật tính năng Quản lý giá xuất sẽ không thay đổi. Bạn có thể theo dõi tại đây.
3. Quản lý công nợ đối tác
Công nợ là khi một doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho các nhân tổ chức mà số tiền cần thanh toán chưa được hoàn tất.
Có hai loại công nợ: Công nợ phải trả và Công nợ phải thu
- Công nợ phải trả: là các khoản nợ phải trả cho người bán sau khi đã nhận được các vật tư, công cụ, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh nhưng người mua vẫn chưa thanh toán.
- Công nợ phải thu: khi một tổ chức doanh nghiệp đã xuất hàng hóa thành phẩm cho khách hàng đã có hóa đơn chứng từ kê khai thuế. Tuy nhiên khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc việc thanh toán mới thực hiện được một phần.
Vì thế Sapo FnB bổ sung tính năng Công nợ đối tác cho phép nhà hàng ghi nhận các công nợ trong quá trình quản lý tại nhà hàng. Khi thực hiện nhập, xuất kho nhà hàng có thể ghi nhận ghi nợ đối tác nếu chưa thanh toán hết, sau đó thông tin công nợ sẽ được ghi nhận chính xác.
3.1 Công nợ phải trả
Trong nghiệp vụ thanh toán của phiếu nhập kho có ghi nhận phiếu chi tiền thanh toán và công nợ, khi bạn thực hiện ghi nợ (ghi nợ một phần hoặc ghi nợ toàn phần) hệ thống sẽ tự động cập nhật vào công nợ phải trả của đối tác đã chọn.
Dựa vào giá trị chi - số tiền nhà hàng trả đối tác. Hệ thống sẽ tự động tính công nợ phải trả = Tổng giá trị nhập kho - Giá trị chi
Từ đó công nợ sẽ được ghi nhận và nhà hàng có thể xem lại thông tin công nợ bằng cách chọn Thiết lập nhà hàng > Thiết lập đối tác > Chọn đối tác cần xem
Một đối tác có thể ghi nhận nhiều công nợ, bạn có thể lựa chọn để trả nợ, có thể trả hết nợ hoặc trả theo từng phiếu: Chọn thao tác Trả nợ
Để trả nợ đối tác nhà hàng cần nhập các thông tin sau:
- Giá trị chi: cho phép bạn nhập số tiền trả đối tác hoặc chọn công nợ ở dưới và số tiền sẽ tự động được cập nhật lên Giá trị chi
- Phương thức thanh toán: Chọn phương thức trả tiền đối tác (chọn 1 trong các phương thức thanh toán của nhà hàng)
- Thời gian ghi nhận: Thời gian thực hiện trả nợ
- Chứng từ: Thông tin chứng từ khi thực hiện trả nợ
Sau khi chọn Lưu thao tác trả nợ đối tác thành công, hệ thống tự động sinh một phiếu chi tiền nhằm ghi nhận thao tác trả nợ đối tác, phiếu chi sẽ ghi nhận vào danh mục Trả tiền đối tác
Lưu ý:
- Không được chỉnh sửa thông tin
- Không hạch toán kết quả kinh doanh kinh doanh lên Báo cáo Tài chính (Vì thực tế tiền trả đối tác trong phiếu nhập kho chính là tiền mua nguyên liệu, mặt hàng thể hiện giá trị của nguyên liệu mặt hàng khi bán ra, thông tin này đã được ghi nhận vào Giá vốn hàng bán, nếu ghi nhập phiếu chi tiền lên báo cáo thì sẽ bị tính 2 lần > Báo cáo Tài chính sẽ không chính xác. Do vậy phiếu chi tiền từ nghiệp vụ nhập kho sẽ không ghi nhận lên báo cáo tài chính)
3.2 Công nợ phải thu
Trong nghiệp vụ thanh toán của phiếu xuất kho có ghi nhận phiếu thu tiền thanh toán và công nợ, khi bạn thực hiện ghi nợ (ghi nợ một phần hoặc ghi nợ toàn phần) hệ thống sẽ tự động cập nhật vào công nợ phải thu của đối tác đã chọn
Dựa vào giá trị thu - số tiền nhà hàng thu từ đối tác, hệ thống sẽ tự động tính công nợ phải trả = Tổng giá trị nhập kho - Giá trị chi
Từ đó công nợ sẽ được ghi nhận và bạn có thể xem lại thông tin công nợ bằng cách vào Thiết lập nhà hàng > Thiết lập đối tác > Chọn đối tác cần xem
Một đối tác có thể ghi nhận nhiều công nợ, bạn có thể lựa chọn để thu nợ, có thể thu hết nợ hoặc thu theo từng phiếu: Chọn thao tác Thu nợ
Để thu nợ đối tác nhà hàng cần nhập các thông tin sau:
- Giá trị thu: cho phép bạn nhập số tiền thu từ đối tác hoặc chọn công nợ ở dưới và số tiền sẽ tự động được cập nhật lên Giá trị thu
- Phương thức thanh toán: Chọn phương thức thu tiền từ đối tác (chọn 1 trong các phương thức thanh toán của nhà hàng)
- Thời gian ghi nhận: Thời gian thực hiện thu nợ
- Chứng từ: Thông tin chứng từ khi thực hiện trả nợ
Sau khi chọn Lưu thao tác trả nợ đối tác thành công, hệ thống tự động sinh một phiếu thu tiền nhằm ghi nhận thao tác thu nợ đối tác, phiếu thu sẽ ghi nhận vào danh mục Thu tiền đối tác. Phiếu thu sinh tự động sẽ được cập nhật vào mục Thu nhập trên Báo cáo tài chính.
Trên đây là hướng dẫn các thao tác Quản lý giá xuất tồn kho.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để được tư vấn và giải đáp.
Chúc bạn thành công!
