- Thông tư số 78/2021/TT-BTC : Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
- Nghị định số 123/2020/ND-CP :
+ Quy định về hóa đơn, chứng từ
- Tính năng hỗ trợ chủ nhà hàng có thể phát hành trực tiếp Hóa đơn điện tử (HDDT) cho khách mua hàng ngay trên quản trị website của Sapo FnB
- Kết nối với phần mềm xuất hóa đơn theo chuẩn Thông tư 78
- Đối tác xuất hóa đơn: S-Invoice
- Chữ ký số tiện lợi
+ S-Invoice sẽ hỗ trợ hướng dẫn khách hàng thiết lập chữ ký số khi kích hoạt tài khoản mã số thuế
1. Quy trình kết nối
- Để bắt đầu sử dụng tính năng Hóa đơn điện tử trên Sapo FnB, khách hàng cần truy cập trang quản trị Sapo FnB tại https://fnb.mysapo.vn.
Lưu ý:
Tài khoản truy cập cần có quyền Thiết lập nhà hàng hoặc là tài khoản chủ nhà hàng
- Trong Thiết lập nhà hàng > Thiết lập chức năng, vào mục Hóa đơn điện tử để truy cập tính năng.
- Tại màn hình thiết lập tính năng Hóa đơn điện tử, mục Phát hành hóa đơn điện tử, bật tính năng Cho phép phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý:
Khách hàng cần bật tính năng quản lý thuế tại Thiết lập nhà hàng > Thiết lập bán hàng > Quản lý thuế để có thể sử dụng tính năng này.
- Hiện tại Sapo FnB đã tích hợp kết nối với đối tác đối tác Viettel (S-Invoice) để hỗ trợ khách hàng có thể phát hành Hóa đơn điện tử ngay trên quản trị web của Sapo FnB.
- Khách hàng cần thiết lập thông tin để đăng nhập kết nối với tài khoản S-Invoice.
+ Nếu chưa có tài khoản trên hệ thống S-Invoice, vui lòng nhấn tại đây để mở form đăng ký.
+ Nếu đã có tài khoản, khách hàng nhấn Thiết lập để đăng nhập tài khoản. Thông tin đăng nhập tài khoản bao gồm: Tên đăng nhập, Mật khẩu, Thông tin doanh nghiệp, Danh sách mã mẫu và ký hiệu hoá đơn
Lưu ý:
- Mã mẫu hoá đơn khác tên hoá đơn, để lấy mã mẫu hoá đơn, trên trang S-Invoice, bạn chọn Quản lý phát hành > Khởi tạo doanh nghiệp > Đến bước 3. Quản lý hoá đơn > Xem cột mã mẫu hoá đơn
- Để lấy ký hiệu hoá đơn, bạn chọn Quản lý phát hành > Ký hiệu hoá đơn > tìm theo tên hoá đơn
- Hiện tại, Sapo FnB chỉ hỗ trợ khách hàng phát hành hoá đơn điện tử bằng chứng thư số HSM.
- Sau khi đăng nhập kết nối thành công, hệ thống sẽ thể hiện thông báo cho khách hàng thấy trạng thái kết nối từ Sapo FnB tới tài khoản của khách hàng bên S-Invoice.
- Nếu tài khoản S-Invoice bị thay đổi thông tin, hệ thống sẽ mất kết nối tới S-Invoice. Khách hàng sẽ cần tiến hành đăng nhập lại bằng cách cập nhật thông tin tại Thiết lập.
- Nếu muốn kết nối với tài khoản S-Invoice khác, chọn Thiết lập và nhập lại thông tin mới để đăng nhập kết nối.
Lưu ý:
Nếu tính năng phát hành Hóa đơn điện tử bị tắt hoặc không kết nối tới tài khoản S-Invoice.
- Khách hàng sẽ không thể sử dụng tính năng phát hành hóa đơn điện tử.
- Các thao tác với Hóa đơn điện tử sẽ bị chặn, không còn tác dụng sử dụng.
- Sau khi bật tính năng Cho phép phát hành Hóa đơn điện tử.
Trên menu bên trái, mục Hóa đơn, sẽ xuất hiện menu con bao gồm:
- Hóa đơn bán hàng: Là nơi quản lý các hóa đơn bán hàng hiện tại của nhà hàng.
- Hóa đơn điện tử: Là nơi quản lý các hóa đơn điện tử cần xử lý:
+ Yêu cầu chờ tạo: Danh sách các yêu cầu cần tạo Hóa đơn điện tử
+ Chưa phát hành: Danh sách các hóa đơn điện tử đã được tạo nhưng chưa được ký và gửi Cơ quan thuế (CQT)
+ Đã phát hành: Danh sách các hóa đơn điện tử đã được ký và gửi Cơ quan thuế (CQT) để xin mã.
2. Quy trình vận hành
2.1 Tiếp nhận yêu cầu xuất Hóa đơn điện tử
- Khi khách hàng có nhu cầu xuất Hóa đơn điện tử, nhân viên bán hàng có thể tiếp nhận thông tin xuất hóa đơn từ các ứng dụng bán hàng hoặc tiếp nhận và xử lý trực tiếp từ trang quản trị website của Sapo FnB.
- Hiện tại, nhân viên có thể tiếp nhận thông tin qua các kênh:
+ Ứng dụng Sapo FnB dành cho POS / Tablet
+ Ứng dụng Phục vụ dành cho Android và IOS
+ Ứng dụng Sapo FnB dành cho PC
+ Quản trị web Sapo FnB
- Thao tác tiếp nhận thông tin khi nhà hàng thiết lập tính năng Cho phép phát hành hóa đơn điện tử:
+ Tại màn hình thanh toán đơn hàng, trước khi hoàn tất đơn hàng sẽ hiển thị thêm mục Yêu cầu xuất Hóa đơn điện tử.
+ Nhân viên bán hàng tick chọn yêu cầu và cập nhật thông tin cần thiết để xuất Hóa đơn điện tử.
+ Nếu chưa có thông tin xuất hóa đơn, nhân viên cần vào cập nhật thông tin theo hướng dẫn
+ Nhân viên có thể tìm kiếm mã số thuế do khách hàng cung cấp, nếu mã số thuế doanh nghiệp sẽ có thêm thông tin tên đơn vị và địa chỉ đăng ký kinh doanh.
+ Nếu không nhập trên mẫu, nhân viên bán hàng có thể In phiếu nhập thông tin để in mẫu và nhập thủ công các thông tin cần thiết
+ Các thông tin nhập trong mẫu sẽ được gửi lên hệ thống để có thể xử lý trên quản trị website tại https://fnb.mysapo.vn/admin/e-invoice.
- Ngoài việc nhận yêu cầu từ các ứng dụng bán hàng, nhà hàng cũng có thể lên yêu cầu tạo Hóa đơn điện tử từ các Hóa đơn đã thanh toán trước đó bằng cách truy cập trang danh sách hóa đơn và chọn các hóa đơn bán hàng cần tạo Hóa đơn điện tử (HDDT) và chọn thao tác Yêu cầu tạo Hóa đơn điện tử. Các hóa đơn được chọn sẽ được tạo yêu cầu trên danh sách Hóa đơn điện tử > Yêu cầu chờ tạo.
2.2. Xử lý thông tin trên quản trị web của Sapo FnB
2.2.1 Yêu cầu chờ tạo.
- Là nơi hiển thị danh sách các yêu cầu cần tạo Hóa đơn điện tử. Các yêu cầu từ ứng dụng bán hàng hoặc tiếp nhận từ Hóa đơn bán hàng.
- Nhân viên vận hành có thể:
- Hủy yêu cầu tạo HĐĐT của 1 hoặc nhiều hóa đơn đang trong danh sách yêu cầu. Các yêu cầu tạo HDDT bị hủy, sẽ bị xóa khỏi danh sách.
- Tạo HĐĐT: Tạo mới 1 hóa đơn điện tử riêng, không dựa trên hóa đơn bán hàng có sẵn thông qua thao tác Tạo HDDT ở góc trên bên phải trang. Cần nhập đầy đủ các thông tin cần thiết.
- Gộp nhiều hóa đơn thành 1 HDDT: Thao tác cho phép chọn nhiều hóa đơn để tạo 1 hóa đơn điện tử với thông tin chung.
- Tạo Hóa đơn điện tử: Thao tác tạo hóa đơn điện tử khi chọn 1 hóa đơn trong danh sách yêu cầu.
+ Nếu hóa đơn có đủ thông tin cần thiết, sẽ tạo hóa đơn điện tử và chuyển sang danh sách Chưa phát hành.
+ Nếu hóa đơn chưa có đủ thông tin, sẽ chuyển vào trang chi tiết để cập nhật thông tin trước khi tạo Hóa đơn điện tử
- Tại trang tạo hoá đơn điện tử, khách hàng điền hoặc điều chỉnh thông tin người mua hàng (nếu là khách lẻ tick chọn người mua không lấy hoá đơn), chi tiết hoá đơn > Chọn đơn vị phát hành, chọn ký hiệu hoá đơn > Tạo hoá đơn
Lưu ý:
- Với 1 số trường hợp tạo Hóa đơn điện tử bị lỗi, danh sách sẽ thể hiện hóa đơn bị lỗi + lý do lỗi không tạo được HDDT để nhân viên có thể thao tác cập nhật lại thông tin
- Các hóa đơn được tạo cùng loại Ký hiệu: Hóa đơn sau sẽ không thể tạo khi chọn thời gian (ngày lập) nhỏ hơn thời gian của hóa đơn đã tạo trước đó.
- Với các hóa đơn chưa tạo, có thể cập nhật chỉnh sửa các thông tin hóa đơn tùy theo mong muốn của người lập Hóa đơn điện tử
2.2.2 Chờ phát hành
- Là nơi hiển thị danh sách các Hóa đơn điện tử đã được tạo
- Nhân viên vận hành có thể:
- Chỉnh sửa thông tin hóa đơn chưa phát hành: bằng cách nhấn vào dòng hóa đơn để vào trang chỉnh sửa thông tin.
- Ký & gửi cơ quan thuế: Xác nhận các thông tin xuất hóa đơn điện tử thành công, khách hàng có thể thao tác ký và gửi Cơ quan thuế để xin cấp mã.
+ Hóa đơn được ký & gửi thành công sẽ được hiển thị bên danh sách Đã phát hành.
- Xóa bỏ Hóa đơn điện tử: Xóa những hóa đơn không còn muốn phát hành khỏi danh sách
Lưu ý:
Để ký gửi thành công, tài khoản S-Invoice phải được thiết lập đúng chứng thư số là HSM, Thông tin về mã mẫu và ký hiệu hoá đơn cần chính xác
2.2.3 Đã phát hành
- Là nơi hiển thị danh sách các hóa đơn điện tử đã được ký thành công và gửi sang Cơ quan thuế (CQT) để xin cấp mã.
- Nhân viên vận hành có thể:
- Gửi email cho khách hàng: Với các hóa đơn điện tử đã ký và gửi Cơ quan thuế, nằm trong danh sách hóa đơn đã phát hành. Nhân viên vận hành có thể thao tác gửi email tới khách hàng thông qua email được ghi nhận hoặc thay đổi email khác.
- Hủy Hóa đơn điện tử: Đối với đơn vị phát hành S-Invoice, cho phép nhân viên hủy các Hóa đơn điện tử có trạng thái Mới / Thay thế / Điều chỉnh
- Tải file Hóa đơn điện tử: Cho phép nhân viên vận hành tải file thông tin về Hóa đơn điện tử
+ Thao tác được thực hiện trong chi tiết Hóa đơn điện tử
- Điều chỉnh HĐĐT: Đối với đơn vị phát hành S-Invoice, cho phép nhân viên vận hành điều chỉnh lại Hóa đơn điện tử đã phát hành, có trạng thái: Mới / Thay thế / Điều chỉnh / Bị điều chỉnh
+ Thông tin HDDT Điều chỉnh là các thông tin bổ sung cho HDDT Bị điều chỉnh. Có thể thêm các mặt hàng để thay đổi giá trị trên HDDT gốc (Bị điều chỉnh)
+ Việc điều chỉnh HDDT sẽ tạo thêm bản HDDT với trạng thái Điều chỉnh và cần ký & gửi lại CQT để xin cấp mã.
+ Hóa đơn gốc sẽ được cập nhật trạng thái Bị điều chỉnh
+ Cả HDDT Bị điều chỉnh và HDDT Điều chỉnh đều có giá trị pháp lý khi được CQT cấp mã.
+ Thao tác được thực hiện trong chi tiết Hóa đơn điện tử
- Thay thế HĐĐT: Đối với đơn vị phát hành S-Invoice, cho phép nhân viên vận hành Thay thế lại Hóa đơn điện tử đã phát hành, có trạng thái: Mới / Thay thế
+ Việc thay thế HDDT sẽ tạo bản HDDT với trạng thái Thay thế và cần ký & gửi CQT để xin cấp mã
+ Hóa đơn gốc sẽ cập nhật trạng thái Bị thay thế - Thực chất ý nghĩa là Hóa đơn đó đã bị hủy.
+ Chỉ HDDT Thay thế mới có giá trị pháp lý khi được CQT cấp mã. HDDT bị thay thế sẽ không còn giá trị pháp lý.
+ Thao tác được thực hiện trong chi tiết Hóa đơn điện tử
Trên đây là các thao tác hướng dẫn Kết nối Sinvoice và Phát hành Hoá đơn điện tử trên FNB
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750 hoặc gửi vào hòm thư [email protected] để được tư vấn và giải đáp.
Chúc bạn thành công!
