Quản lý công nợ khách hàng là chuỗi hoạt động ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu khách hàng, từ đó có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý để tối ưu hiệu quả tài chính, đồng thời tránh sai sót, gian lận.
Thao tác ghi nhận công nợ khách hàng là nghiệp vụ quen thuộc đối với mỗi nhà hàng, quán cafe; cho phép khách hàng nợ và có thể thanh toán vào lần sau. Đây cũng là 1 trong những cách giữ chân khách hàng thường được sử dụng.
Sapo FnB đã cho ra mắt tính năng Quản lý công nợ khách hàng, cho phép:
- Cho phép khách hàng ghi nợ khi thanh toán
- Nhà hàng thao tác thu nợ khách hàng
- Ghi nhận báo cáo công nợ khách hàng
1. Thao tác ghi nợ
Đối với trường hợp khách hàng không đủ tiền thanh toán, cho phép khách hàng ghi nợ bằng cách:
- Chọn/ Thêm khách hàng
- Nhập số tiền khách trả (nếu nhỏ hơn Tiền cần thanh toán)
- Phần mềm sẽ báo đỏ, việc của bạn chỉ cần click chọn Ghi nợ và thanh toán như bình thường
Lưu ý:
Không cho phép ghi nợ đối với đơn hàng Khách lẻ
Từ đó hóa đơn sẽ được ghi nhận đang cho khách hàng ghi nợ bao nhiêu tiền:
Hình ảnh: Hóa đơn - App bán hàng (PC)
Hình ảnh: Hóa đơn - Web quản trị
2. Thu nợ khách hàng
Tất cả công nợ khách hàng đều sẽ được ghi nhận thông tin đầy đủ và cho phép nhà hàng thu nợ khi khách hàng trả nợ:
2.1 Quản lý công nợ & thu nợ trên app bán hàng.
Chọn Thu nợ khách hàng để xem chi tiết:
- Tại đây nhà hàng sẽ có thể xem được tất cả khách hàng đang ghi nợ cùng với thông tin tổng nợ là bao nhiêu
- Thao tác thu nợ:
- Tìm khách hàng cần thu nợ > Mở chi tiết và chọn thao tác Thu nợ, màn hình thu nợ sẽ được mở:
- Tại đây nhà hàng có thể:
+ Nhập Giá trị thu hoặc Chọn công nợ để thu nợ
+ Chọn phương thức thanh toán mà khách hàng trả nợ
+ Chọn Xác nhận để hoàn tất
2.2 Quản lý công nợ & thu nợ trên Web quản trị.
Trên thanh menu chọn Khách hàng > Danh sách khách hàng > Mở chi tiết 1 khách và chọn tab Công nợ.
- Nhà hàng có thể xem chi tiết công nợ của khách hàng và thực hiện Thu nợ tại đây:
- Tương tự thao tác trên app bán hàng, khi thu nợ khách hàng trên web quản trị nhà hàng có thể nhập số tiền thu nợ hoặc chọn công nợ theo đơn để thu
- Thu nợ thành công, phần mềm tự động sinh phiếu thu tiền làm chứng từ để nhà hàng sau này có thể check lại nếu cần.
Sau đó tiền nợ của khách sẽ được giảm trừ chính xác bằng khoản vừa thu.
Lưu ý:
Chỉ nhân viên có quyền Khách hàng mới có thể thực hiện thao tác thu nợ khách hàng
3. Báo cáo công nợ
Để xem lại công nợ cũng như chi tiết lịch sử công nợ của khách hàng (bao gồm khách ghi nợ và khách trả nợ), bạn có thể truy cập trang Web quản trị: Báo cáo tài chính > Chọn loại báo cáo: Công nợ khách hàng:
- Tại đây, bạn có thể xem công nợ của tất cả khách hàng theo thời gian tùy muốn
- Click vào 1 khách hàng để xem lịch sử
- Cho phép xuất báo cáo Công nợ ra file excel, nhằm hỗ trợ cho các mục đích quản lý khác của bạn. Click Xuất báo cáo để file excel dữ liệu báo cáo công nợ sẽ được xuất ngay lập tức về thiết bị của bạn
Trên đây là các thao tác quản lý công nợ khách hàng trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750 hoặc gửi vào hòm thư [email protected] để được tư vấn và giải đáp.
Chúc bạn thành công!
